你是否有時候會感覺你無從跟蹤你業務流程和工作流程的狀態？你是否希望對那些繁瑣的文書工作或Excel相關的表單有更大的掌控力和可見性？你是否曾有收到電子郵件，面對幾個月前發來購買申請表示驚訝：“我怎么處理這些遺漏的電子郵件？”在你的企業中是否存在執行受阻的現象？這或許正是流程無法及時、準確執行導致的。
隨著業務的增長，管理業務流程可能變成一件令人生畏、讓人無從下手的事情。你可能無法確信你是需要更好的CRM，還是需要更好的ERP，是需要更出眾的協同軟件，還是需要更卓越的電子郵件管理。如果你發現你的企業出現如下這些信號，那么你是時候考慮需要為企業引進業務流程管理系統（BPM）了。
早在上世紀90年代，某家公司剛起步時，就投資于AS400的核心系統。在21世紀伊始，這家公司又收購了另一家以SAP作為ERP的企業，到了2008年，新的銷售副總裁將400名銷售和服務人員帶入某個CRM系統，承諾將極大地提高效率。這個公司信息化變遷的歷史是否聽起來有點像你企業正在發生的事情？
早前，這些系統之間的協作是如何發生的呢？業務的一部分是靠業務員輸入數據的，然后轉至業務的另一部分運行報告，以便跨越第三個系統去更新或執行某段信息。
這可能在某些時候對企業起了作用，但現在卻為企業帶來了巨大的拖累。數據的激增和信息孤島問題的重現，耗費了企業大量的時間和資源。當每個部門使用不同的系統進行數據輸入時，他們很有可能在同時錄入相同的數據。這主要源于不同部門間的系統各不相同，員工的職能也不盡相同，一個員工很難到訪每一個系統，察覺出這些數據有重復。
業務流程管理軟件的解決方案是將人和數據集成在一個系統中。人們可以在不同的系統中分享同一數據源，并可以在任何需要它的地方（或部門）使用它。
Excel電子表單作為提高生產力的手段之一并不稀奇。自它誕生以來，它們一直是商業文件的首選格式。其強大的圖表生成功能可以幫助企業準確地識別當前的信息和趨勢。
但是過多的使用電子表格來作為會簽審批的工具，那就會適得其反。有不少企業喜歡使用Excel表格來完成簽批的工作，讓它們在一個郵箱到另一個郵箱中流轉。大量的電子表格會把企業每個人的郵箱搞得亂糟糟。如果要在電子表格里簽字，那么不期而遇的改動甚至可能時常發生。一來，你得到的版本可能是經歷了其他人所做的更改版本。二來，要想每個版本都交付到列表中審批的每一個人，那么審批的時間可能還會大大拉長，影響效率。
Excel雖然已經是陳舊的商業文件模式，但它依然盛行在商業市場中，在當今的業務流程自動化的世界里，它們已經準確的找到了相匹配的位置。流動的、可訪問的數據在BPM中運行，意味著每個人都能實時查看最新版本，而且不會造成電子郵件的積壓。另外，數據在一個集成系統中，所以沒有過多的訪問接口，就不會肆意被修改，審批只會在自動化工作流系統上，并且有跡可循。
隨著現代化商業的發展，紙會逐漸在今天的商業過程中會消亡。依靠紙張形式進行信息處理的手段會浪費寶貴的時間甄選紙張，也會增加手工操作的風險。同時紙質信息缺少責任的歸屬和數據所有權，也占用了企業許多存儲空間和管理風險。
然后，當你已經嘗試避免紙質進入數字時代，你思考的下一步可能是Word和PDF表單。就像Excel電子表格一樣，Word和PDF表單也曾經在商業空間中占有一席之地。但是Word和PDF數據共享的方式和Excel的形式一樣繁瑣。有時PDF文件甚至會讓你覺得比管理紙質文檔更痛苦。因為，你永遠不知道你或者你的合作商是否可以直接編輯它們。我們時常會遇到這種尷尬情景，如果沒有可以編輯PDF文件的工具，我們寧可讓合作商把它打印出來，我們填滿它，再交寄給它們。
BPM自動化流程系統減少了公司的文件和文書工作。所有的表格都在一個非常便捷的地方被創建、完成和存儲，節省了時間、金錢和資源。你也不再需要移動文件柜或下載特殊軟件，你、員工和業務上相關的合作商，每天都可以訪問表單，也不會擔心它被篡改所帶來的風險。
在許多遺留系統中有很多核心數據。假如它難以更新，企業是很難用高額的費用維持它或轉用別的系統的。因為一旦失敗，可能給企業帶來的是致命的打擊。
另一個問題是企業遺留的系統過于僵化，無法適應新的商業機會。但更新新的系統又會給企業帶來渠道上、銷售上的損失。當企業看到這種遺留系統會拖垮企業進入新市場的機遇，又因為升級而造成大量的損失時，往往舉棋不定，不知道應該如何應對。那么，或許就應該考慮用BPM系統來解決遺留系統中核心數據的問題。但這樣的BPM最好要具備：透明性、支持流線型通信、擁有績效管理和系統集成，涵蓋大數據趨勢識別和可擴展的接口，對于新市場來說，甚至包括移動接口和其他API。
自動化流程管理系統在一個集成系統中提供所有這些解決方案。當新的業務機會出現時，遺留系統將消失，但BPM平臺也將應運而生。
如果你的企業針對會計、人力資源、庫存控制都有獨立的自主開發軟件或軟件解決方案。那么，你企業的IT部門一定資源充沛。但隨著企業人才的流動，你會忽然意識到，在某個程序員離職時，你可能無法找到合適的人對系統進行任何更改或維護了。
BPM集成的特性比許多小的定制系統更有效地實現共享數據的目標。通用的流程協作大大降低了與關鍵開發人員流失所帶來的風險。共享數據創建了人人都可以訪問的流程管理工具，并避免由單點解決方案引起的瓶頸問題。
堅持舊的工作傳統和習慣是大多數員工的意愿，但企業的成功必須朝前邁進。BPM是讓企業更專注于成功的工具，了解、使用BPM是成熟商業體向成功邁進的一個標志。它會給企業帶去陣痛，但同時也會給你的企業帶去自動化業務的長久便利。
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