做文檔記錄一直商業活動中最耗時，也是成本最高的一個部分。然而，每個公司都無法避免管理和存儲文件，因為無論是對內還是對外，這些文檔都是記錄公司商業活動的依據。在紙質時代，許多公司為了存儲文檔甚至需要數以百計的文檔柜來存儲不同種類的文件。隨著電子文檔的快速發展，它逐步取代紙張，也解決了許多問題——包括物理存儲空間、訪問和檢索的難題。但是，如果不仔細規劃這些電子文檔，它們可能丟失或無法訪問，這對企業來說將是致命的打擊。幸運的是，目前BPM先進的文檔管理系統已經足以有能力處理和記錄從創建到最終銷毀的電子文檔生命周期的每個階段了。
幾乎每一家公司都有一套獨立特有的文件管理方法。即使在沒有標準化流程的企業，我們也能發現每個工作人員或部門有各自存儲記錄的方法或習慣，例如將它們上傳至網盤、共享至內網，以便再下次使用時方便調用、打印、歸檔。
當試圖訪問以前保存的文檔時，這些非正式的文件存儲就可能導致問題，對于這些散落在不同存儲介質上的文件，要做全面搜索信息幾乎是不可能的。一個正式的文檔管理系統應該能確保授權人在他們需要時能準確無誤地尋找到需要的文件和信息，而不至于耽誤他們更多的時間和資源。高級文檔管理系統在這方面具有針對性，它允許所有公司文檔（無論格式如何）以最小的成本自動組織、歸檔和維護，省去了企業大部分文檔管理中的憂慮。
高質量的文檔管理系統提供了兩種存儲文檔的方法：公有云與私有云。如果選擇公有云，則文檔是分散的。它的好處是員工可以隨時隨地快速訪問分布在不同地方的文檔。只要有網絡，用戶可以訪問系統的搜索功能，所有的記錄又都可以通過互聯網獲得。
私有云的好處在于提供分權功能。它可以根據企業內控的要求設定哪些人有權限訪問企業內部資源。同時，保證企業核心業務記錄的安全性。
當然，隨著云計算的發展，企業逐漸傾向兩者結合的混合云模式來進行文檔存儲。BPM文檔管理系統，能將兩種存儲方式結合，給予用戶最佳的無縫訪問體驗。
雖然許多文檔作為電子記錄開始他們的生命周期，但許多仍然是在紙上創建的。有效的存儲、搜索和檢索需要將所有文檔最終移動到數字格式。先進的文檔工作流管理系統通過提供導入工具、版本控制等，使得這個過程平滑無誤。物理文檔連同傳真和電子郵件一起被掃描和分類到系統中，在那里，它們被組織成便于將來訪問需要的方式。
目前，有兩種比較流行的數字化記錄方法來幫助文檔的掃描能力。它也是BPM系統中審批、簽批的一個核心。
光學字符識別（OCR）——這種技術使得掃描和識別紙上的數據并將其傳遞給系統成為可能。元數據可以被索引并可搜索。表單可以掃描和存儲在不同的數字格式里，如JSON，XML，數據庫等。
智能字符識別（ICR）——OCR的主要缺點是無法識別手寫字符。ICR是為了解決這個問題而開發的。雖然這項技術還不完善，但它確實增加了企業的掃描能力，同時它也是捕獲和識辨簽字功能的關鍵技術。
BPM的文檔管理系統通常被設計成通過捕獲工作流系統中的元數據來生成數字文檔，例如PDF或DOC。這對于各種業務應用來說是非常有用的，當它與一些數字簽名軟件或掃描識別軟件集成并發送帶有時間戳和前面的記錄時（包括銷售訂單、采購訂單、合同和發票），它能夠大大節省員工的輸入時間。這種應用我們在快遞掃單、合同審批、以及藥品記錄等應用上已經頗為常見。
當企業計劃創建和實現正式文檔流程時，首要考慮的是簡單性。設計一個對文檔進行分類的系統，以便在需要時能夠定位、存檔和丟棄。
企業對文檔管理系統的選擇將極大地影響記錄保存流程的效率和有效性。我們要確認文檔管理系統是否具備這些能力，這將有利于企業在文檔管理系統上的選型。
1.是否具有分配、查看或編輯各種文檔的用戶權限的能力。這項功能允許企業保護敏感信息，限制不同權限用戶的訪問。
2.是否具有良好的用戶界面，其設計的靈活性能夠滿足公司變化的需求。
3.是否具有全面的、安全的數據備份計劃，確保您的文件在系統故障或其他故障的情況下是安全的。
4.是否包含輸入和輸出的特性，允許將外部文書工作可以納入系統以便將來訪問，以及允許將系統內生成的文檔發送給外部用戶。
5.是否具有強大的搜索能力，允許詳細的搜索過濾器，可以確保用戶很容易地找到他們需要的文件。
BPM的文檔流程管理系統提供了一種安全、易于管理的自動化文檔流程解決方案。它的目的就是幫助每一個業務活動，讓參與者在其中獲益：無紙化辦公、減少對文件空間的需求、即時分散的文件檢索、安全的信息處理、防止數據丟失的備份、審計追蹤、文檔版本控制、以及更改后自動生成的文檔，等等。這些都會是BPM文檔管理系統所具備的優勢。
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