有時我們會遇到這種情況：你的團隊正在加班；你還收到源源不斷的臨時任務請求；你的主管也不斷要求你向他匯報項目的狀態更新或進度報告。當你有足夠經驗的時候，你會知道頻繁出現這種情況，項目管理流程可能就會出現中斷了。
其實與以往相比，我們的工作方式比完成工作的狀態更重要。如果我們的流程沒有得到優化和簡化，那么團隊人員疲于應付上述的狀態而精疲力盡。
團隊和領導者如何利用大量的信息和數據，進行有效和高效的溝通，并順利進行協作以按時完成工作？這篇文章我們為您指出項目管理流程無法正常運作的五個原因，并提供實用可行的解決方案來幫您和您的團隊步入正軌。
項目中期和最后一刻往往會接收到來自各方的請求：出現意外的報告、相關部門的反饋、種子用戶的評論等等。我們遇到的一些企業甚至聲稱，在這個階段他們將多達一半的時間用于計劃外的工作。觀察他們工作狀況報告，我們會發現他們僅將43％的時間花在主要工作上，其中每天經歷13次以上的工作中斷。每次中斷后又可能需要20分鐘才能返回到手頭的任務。這種處理臨時工作的常態造成了企業效率低下的一個主要原因。
現代工作管理要求為各種工作做好準備，無論計劃內還是計劃外，做好應對突發事件的準備至關重要。尤其是要知道，即使制定了強有力的項目計劃，也很難完全按照計劃進行工作。
有時我們也需要知道，收到請求并不意味著必須遵守每個請求。跟蹤臨時工作是為了幫助企業獲取工作的可見性，我們可以通過設置明確界限并標準化請求來確保臨時任務的管理。在工作進行時保持井井有條，讓臨時任務在預定的約束框架下推進，才能最大程度上確保任務的完成度。
毋庸置疑，遇到這種情況說明團隊要么就是任務分配較為混亂，要么就是任務信息傳達不明確，這都阻礙了工作的透明度。當我們不知道自己的時間用在哪里時，也無法確定工作的優先級。如果優先級不明確，整個團隊就會變得緊迫，沒有工作的可見性，就不可能進行有效的時間管理，這是項目管理的核心。
同時，可見性低也是導致工作靈活性不足的主要原因，這樣的團隊往往缺乏快速適應項目變化或響應變化的能力。
不僅如此，由于缺乏可見性，幾乎無法評估人們的工作。雖然員工應該學習如何增強自己的可見性，尤其是在績效考核面前，但經理們仍需要對團隊的工作具有一致的可見性。一方面這確保了公平，另一方面也便于團隊成員可以提供有用的反饋，并為未來的項目做好計劃。
低價值的溝通和雍長的會議往往是阻礙工作可見性的最大元兇。只有通過集中的工作管理和簡化的流程才能幫助員工隨時檢查自己的工作內容，也幫助管理者及時訪問成員工作的狀態。
工作流管理能夠幫助團隊改變這種不可見的狀態，讓每個協作的成員都理解任務并保持認知的一致，這樣才是保證任務最終達成的最佳手段。
在企業調查中我們發現，將近一半的員工表示，執行工作所需的應用程序和程序數量會影響他們的工作效率。一方面是溝通工具造成的延遲。即使用即時通訊軟件，對于一個龐大的項目來說，要確保100個人收到消息都會造成整個團隊工作時長的浪費。
溝通工具只是一個側面，更不要說我們的企業還要面對CRM、HRM、ERP等等工具。要何時連結這些工具，何時分割這些工具，對許多團隊來說都是魚與熊掌的兩難選擇。
了解何時連接工具，何時切割工具。
組織和精簡工具集的第一步是在可能的時候進行合并和連接。我們可以通過BPM平臺去集成這些系統的數據，讓它們在一個統一管理和調度的狀態。而對于已經過時或無法起到作用的工具則需要果斷丟棄，例如內部電子郵件等。
現代項目管理也不再只是一種方法的管理，它往往要求我們用多種方式整合來管理一個或多個項目。例如，有些項目往往需要運用到傳統項目管理和敏捷項目管理的兩種模式。如何為企業找到最佳的組合模式，成為管理者考慮的新的議題。
在我們接收到的反饋來看，44％的項目經理說瀑布和敏捷管理需要共存。管理者的工作是找到可以在兩者之間進行轉換的工具、匯總數據、報告每個人的進度并將團隊整合到不同的方法中。
同時，您還應該了解使用每種方法的利弊。混合使用各種方法時，至關重要的是讓團隊成員接受培訓，清晰理解每種方法的優劣。
我們誰都無法承受混亂的狀態出現在流程中或工作的任何部分，這會大大降低我們的效率。
企業工作流管理應該包含所有類型的工作（計劃的和計劃外的），方法論（敏捷式和瀑布式）以及參與者（技術和業務），它應該是管理企業整個生命周期的整體。
企業工作流管理著重于從初始請求到交付以及任務、問題、項目的度量的可見性。它是管理工作請求、跟蹤工作進度、管理資源、規劃能力、收集項目數據以及提供可輕松針對任何受眾進行自定義的并且可見性的單一工作場所。如果你還沒有找到這種方式，你就應該試圖了解一下BPM管理平臺，讓它成為串聯你企業工作流程的核心平臺。
AlphaFlow BPM流程管理平臺
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