流程效率的低下是如何損害公司的運營業績

作者：Alphaflow 時間：2019-06-09 瀏覽：1392

如今，公司往往不再受制于一個系統，多樣系統為公司提供了方便，同時也為公司帶去了難以使用的負擔——這些業務系統使流程復雜化并阻礙了運營。根據市場研究公司IDC的數據，由于效率低下，會導致公司每年損失20％到30％的收入。

但是不幸的是，許多公司仍在繼續“使用”他們當前的應用程序和系統，即使他們也覺得這樣的系統累贅、不易于協作，還常常造成不必要的重復犯錯。這是公司應該著手思考的問題，因為它們遲早成為公司發展的阻礙。

使用過時的業務流程解決方案或完全沒有考慮采納業務流程管理解決方案，后果就是損害公司的利益。由于效率低下或孤立的業務流程會困擾企業的方方面面，以下是常見的幾個陷阱。

1.缺乏溝通和合作

無論您身處哪個行業，或服務的客戶類型如何，跨不同平臺和系統管理流程和運營的挑戰都是普遍的。將繁瑣的手動任務與公司部門對平穩日常工作流程的依賴相結合，實際上就不可能維持任何競爭優勢。但是，這就是大多數公司的運作方式。

已經有許多關于“缺乏溝通和合作”對某些行業效率影響的研究。總體結論是，缺乏溝通會消耗大量資源，特別是在部門間的凝聚力方面。作者吉莉安·泰特（Gillian Tett）在她的書《筒倉效應》中提到的一個值得關注的例子是索尼公司。盡管公司當時的新任首席執行官霍華德·斯金格（Howard Stringer）試圖打破各自為政的局面，但索尼成功的PlayStation部門仍在努力捍衛其獨立性。結果，索尼未能利用一系列技術變革（例如iPod和數字音樂設備的興起），錯失了占據市場的主導地位的時機。

解決方案：公司成功打破工作中各自為政的方法之一是提供實現透明度和開放性的機制。許多公司已經建立了非常成功的記錄系統，記錄系統通常是核心業務流程的骨干。如果沒有能夠使所有人和所有事物保持聯系的解決方案，那么企業就很容易分散關注的視角，從而變得各自為政，互相角力了。

2.系統集成不良

自動化的發展催生了比以往更多的系統和解決方案，每種系統和解決方案都需要一套流程來使其成功運行。根據IDC的一項調查（《文檔斷開彼此連接》），來自銷售、人事、采購和其他部門的80％以上的業務負責人接受了調查，他們認為問題“很嚴重，因為他們內部的系統/應用程序互不交談，”雖然接受調查的人員中有43％表示他們經常需要復制/粘貼或重新鍵入信息，但這并不意味著員工之間互相交流，雖然數據從一個人（系統）傳遞到另一個人（系統）手中，但缺少對數據的價值傳遞。

如果沒有標準化的解決方案（例如簡化流程的SaaS平臺），員工將不得不在不同的信息源之間不斷轉換，從而導致生產力低下問題，甚至將面臨更大的員工流失。

報告中也舉了一個積極的例子。一家百強企業使用兩個單獨的文檔管理系統，并使用BPM平臺來協作進行關鍵業務流程，例如為新產品開發計劃管理耗材。盡管每個流程流都存在于不同的系統中，但通過BPM平臺協調，可以大大提高效率。

3.流程中的瓶頸

僅僅因為一個流程已經執行了很長時間，而拖延了整體工作的效率，這樣的事我們會在日常工作中常常遇到。由于缺乏可視性和無法預知的瓶頸存在，公司常常會忽略流程減速的根源。

這些瓶頸有時是由于不適應新技術的結果，或者是要求對流程的特定階段進行控制。無論原因為何，流程障礙都可能導致嚴重的減速，并帶來深遠的財務影響。

通用電氣公司報告說，石油采收率僅提高1％，每年就可增加800億桶石油的價值，相當于數十億美元的額外收入。 GE的另一項發現：避免在海上平臺上停工一天，就可以避免每天700萬美元的生產損失。

解決方案：適應新技術并接受新解決方案是改進流程的最佳方法。請注意那些可能會減慢您的業務發展速度的流程，并積極尋求改善方法。

4.步驟重復和冗余

對于不同規模的公司來說，另一個普遍的問題是流程重復。重復步驟會降低流程質量，并使執行步驟的人員感到困惑。當缺乏部門協作，或者流程采用的系統化程度較低時，我們會常遇到這種情況。

解決方案：改善部門協作可以帶來重大好處。一家財富 50強消費品包裝公司通過消除非增值活動從而能夠管理和改善其流程。這些包括浪費的時間、浪費的移動、由于生產過剩造成的庫存浪費、客戶延遲、過長的等待批準、由于工作分批而造成的延遲，以及不必要的步驟和因錯誤而造成以及返工。

5.缺乏遠見

即使公司擁有正確的、可用的商業信息，由于缺乏實時數據，也可能因為無法及時掌握而錯失市場。數據洞察力成為領導者們需要具備的一項品質。但事實上，只要我們有更好的工具去展現項目的進度、活動的優先級、市場的變化以及流程狀態的評估，領導者們完全可以通過數據做出快速的判斷，而無需在繁雜無序的數據中去提煉決策。

解決方案：石油和天然氣公司就是使用實時數據分析所能獲得的一個例子。他們從設備井和傳感器以及已部署的其他資產中生成大量數據。同時，鉆工和維護人員通過記錄其觀察結果和與他們相關的問題來補充這一內容。但是，這些潛在有價值的數據通常采用文本格式或被鎖定在數據孤島中，因此通常無法訪問或難以分析。然而，使用數據儀表盤可以幫助管理者生成可視化的數據圖表，找出數據之間的聯系，輔助管理者進行決策。