在審批流程的過程中往往會出現許多可疑的跡象，針對這些可疑活動，領導應該批還是不批？我們可以進一步來分析，這些活動到底是必要的，還是可以被優化的。對于流程中的一些無效活動，除了刪除不做以外，還能怎么優化呢？根據ESIA四字口訣進行優化。
ESIA是Eliminate，Simplify，Integrate，Automate的縮寫，其含意分別是清除、簡化、整合、自動化（見表），這是減少流程中非增值活動，并且調整流程核心增值活動時非常實用的一個操作原則。
主要指清除企業現有流程管理內的非增值活動。非增值活動中，有一些是不得已而存在的，而另一些則是多余的，我們所清除的應該是多余的非增值活動。因而在設計流程時，對流程管理的每個環節（或要素），可以思考“這個環節為何要存在”、“這個流程所產出的結果是整個流程完成的必要條件嗎”、“它的存在直接或間接產生了怎樣的結果”、“清除它會解決怎樣的問題點”、“清除它可行嗎”。通過一系列的問題，來著手判斷是否為非增值環節，是否多余，它的存在產生了怎樣的不利影響，而清除是否可行。如何消除或最小化這些活動，同時又不給流程帶來負面影響，是重新設計流程的主要問題。
1.過量產出。超過需要的產出對于流程而言就是一種浪費，因為它無效地占用了流程有限的資源，在一定意義上，它帶來的問題是增加庫存和掩蓋問題。
2.活動間的等待。指流程內任何時刻由于某種原因導致的對人或物的等待。帶來的問題是造成待處理文牘和庫存物品的增加，通行時間加長，追蹤和監測變得更加復雜，卻幾乎未增加顧客價值。
3.不必要的運輸。任何人員、物料和文牘移動都要花時間，浪費了員工時間，增加了成本。
4.反復的加工。在公司運營流程的實際運作中，很多產品或文件會被多次處理。那么這些處理工作增值嗎？如不增值是否由于產品設計不佳或流程不完善？
5.多余庫存。不但指物品的庫存，還包括流程運營過程中大量文件和信息的淤積。
6.缺陷、失誤。一般來說，產生故障的原因除了人員外，很大原因在于流程結構的不合理。
7.重復的活動。如信息需要重復的錄入，而運用了數據庫共享技術就可以在整個價值鏈的任何一點上輸入，被整個價值鏈共享。
8.活動的重組。是指相似的活動在處理上有部分不同時，為了適應某些特定的習慣就采取不同流程方式，造成流程資源的浪費。這種活動應進行清除與重組。
9.反復的檢驗。有些檢驗、監視與控制已成了一種官僚作風和形式主義，已不具有它本來的意義，甚至成了設置管理層次和管理崗位的理由。應將部分檢驗、審核工作進行授權，不要事無巨細地都上報，造成審核的形式化和上層領導工作的繁重與低效化。
10.跨部門的協調。跨部門的協調已經成了本位主義、官僚作風的一個代名詞。應加強流程的整體觀，進行職責的重新定義。
在盡可能清除了非必要的非增值環節后，對剩下的活動仍需進一步簡化。一般來說可從下列各方面進行考慮。
1.表格。許多表格在流程中根本沒有實際作用，或表格設計上有許多重復的內容。根據重新設計表格和IT技術的介入，可以減少許多工作量，減少很多環節。
2.程序。在原來設計流程時，通常認為流程內員工的信息處理能力非常有限，因而一個流程通常被割裂成多個環節，以讓足夠多的人來參與完成流程任務。通過運用IT手段，信息處理能力得以加強，可以簡化流程的程序，整合一些工作內容，提高流程結構性效率。
3.溝通。簡化溝通，避免溝通的復雜性。
4.物流。雖然大部分物流的初始設計都是自然流暢且有序的，但在使用過程中為了局部改進而進行的零敲碎打式的變動，在很大程度上使流程變得低效。有時，調整任務順序或增加一條信息，就能簡化物流。
對分解的流程進行整合，以使流程順暢、連貫，更好地滿足顧客需求。
1.活動。授權一個人完成一系列簡單活動，將活動進行整合，從而可以減少活動轉交的發錯率和縮短工作處理時間，實現流程與流程之間的“單點接觸”。
2.團隊。合并專家組成團隊，形成“個案團隊”或“責任團隊”。這樣使得物料、信息和文件“旅行”距離最短，改善同一流程上工作的人與人之間的溝通。
3.顧客（流程下游方）。面向顧客，和顧客建立完全的合作關系，整合顧客組織和自身的關系，將自己的服務交送于顧客組織的流程。
4.供應商（流程上游方）。消除企業和供應商之間的一些不必要的官僚手續，建立信任和伙伴關系，整合雙方的流程。
對于流程的自動化，不是簡單以自動化完成就可以了，事實上，過多地使用計算機會反而使得流程更加復雜和煩瑣，因而要在對流程任務的清除、簡化和整合基礎上應用自動化，同時，任務的清除、簡化和整合也要依靠自動化來解決。
1.臟活、累活與乏味的活。
2.數據的采集與傳輸。減少反復的數據采集，并降低單次采集的時間。
3.數據的分析。通過分析軟件，對數據進行收集、整理與分析，加強對信息的利用率。
這個口訣在中國企業里得到了進一步的發展，有企業在應用ESIA口訣時，提出了自己的想法：不能只是像ESIA強調的那樣做“減法”，國內的企業還需要做“加法”，即填補增值的活動，口訣也就演變為ESEIA，在“清除、簡化”的“減法”完成以后，再做E（establish，填補）的“加法”，然后，進行“整合”與“自動化”。
那么應該增加哪些方面的增值活動呢？可以從以下方面考慮：
1.知識的積累。在流程管理的活動中，哪些活動中的產出應該作為知識進行歸檔和存儲，如何歸檔存儲有利于知識的復用。
2.知識的復用。在進行此項業務活動時，有哪些資源和知識庫可以幫助此項活動開展的更好？如客服人員在解答客戶問題的時候，可以增加一個對已有問題庫的搜索以獲取更好的解決方案，提高處理效率。
3.評估和總結。在流程的關鍵里程碑或者活動結束后增加總結評估活動，找到有哪些知識經驗可以記錄固化下來，有哪些還需要進一步改進。
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