按常理來說，CIO們在選擇項目組合管理工具或交付模式之前應該首先做大量的準備工作，包括對所面臨問題的詳細分析等。

此外，在最終決定之前還應對下列方面有深入的了解：企業當前在項目組合管理流程方面的成熟度、用戶群的規模、來自管理層的支持力度、IT團隊對此類系統(追蹤時間、人員和資金方面)可能的抵觸等。

但是，這些工作卻不是現實中最急迫的。RussellGoldammer是CentralBancompanyInc.(位于密蘇里州的一家銀行控股公司，擁有13家社區銀行)的IT子公司CentralTechnologyServicesInc.的CEO，他認為最重要的是獲得IT項目和組合管理(PPM)工具并使之運轉起來的速度：“因為當時我們一無所知。”

PPM工具帶來了能見度

Goldammer是于18個月前加入CentralTechnologyServices的，當時的IT團隊有220人，手頭有一大堆的項目，其中許多是對公司非常重要的。與其企業規模不相稱的是，銀行內部Java開發團隊的職責同時涵蓋開發和維護兩方面。而且，這家具有百年歷史、家族擁有的銀行控股公司最近的一些收購行為也帶來了IT整合方面的工作。面對這些繁雜的事情，公司高層很難知道每年2700萬美元的IT預算具體花在了什么地方–這對高層以及Goldammer來說都是令人痛苦的。

“我無法說清楚具體的工作內容，除非跑遍整個大樓把相關人員都問一遍。”Goldammer描述到：“所以我的首要工作就是進行項目組合的管理。”

相對于內部開發和部署PPM軟件這種耗時耗力的方法，Goldammer傾向于采用PPM提供商Innotas基于云的方案。除了能加速工作進程外，由于基于云的方案很少或根本不需要項目組合管理的流程，所以能降低相關的投資風險。

Goldammer表示：“我確信能以大約25萬美元的價格獲得更多的功能，但是更重要的是我們能很快讓系統運轉起來，由此就可以構建流程并滿足我們特定的需求。”

Gartner認為Goldammer選擇基于云的PPM方案是明智的。通過最近的調查，Gartner發現那些需要快速PPM部署(同時具有較少的相應預算)的企業正在推升對SaaS類PPM系統的需求，而且對于那些還沒有正規PPM流程的IT部門來說，這種基于訂閱模式的方案可以在較低風險級別上提供相應的功能。

DanielStang是Gartner的分析師，同時也是IT項目組合管理MagicQuadrant的作者，他認為：“對于那些首次接觸PPM或剛剛入門的潛在用戶來說，SaaS方案是一個很好的起步方式。這種方案可以幫助用戶檢驗企業整體的認同感、評估PPM帶來的潛在影響、測試企業對PPM的適應能力(包括人力、流程和技術等方面)。”

由于沒有了內部實施所帶來的高昂的許可證、咨詢和維護服務費用，基于訂閱的模式使CIO們以較低的資金風險達成對PPM接受度的評估。

PPM所帶來的繁瑣工作

同時，Goldammer也警告說不要對SaaSPPM工具報太高的期望。即便在其他銀行的工作中積累了豐富的項目組合管理流程經驗，Goldammer依然發現部署工作是一項極大的挑戰：“在人員培訓和工具正常運轉方面，你總是會低估所需的時間。我所進行的第一步工作就是建立項目管理辦公室并調配相應的人力。”

而與Innotas一起為用例測試所做的準備工作又耗費了4個月時間。兩個月以前，項目團隊終于使整個IT項目管理能在Innotas的系統上運轉起來。

Goldammer認為基于云的方案的一個缺點就是很難對模板做更改，讓Innotas工具的功能與公司的IT流程相契合需要很多繁雜的工作。比如：系統無法直接統計假期等非工作時間。為使Innotas的報告能夠對之加以顯示，Goldammer的團隊不得不啟動另一個項目：讓每一個程序員把自己的時間分配到項目中的一個任務上。“這樣做可以解決問題，但確實比較麻煩。”Goldammer表示。

KimFisher是AmericanFidelityAssuranceCo.的CIO。作為Innotas的另一個用戶，Fisher對PPM工具的推廣難度感同身受。AmericanFidelityAssuranceCo.擁有1500名員工，是全美最大的私營保險公司，Fisher是該公司210名IT員工的主管。如同Goldammer一樣，她認為這種工具的運用雖然很難，但所有辛勞都沒有白費。“的確有很多繁瑣工作，不過還好沒有太大的變更。”Fisher表示。同時她還認為Innotas的客戶服務超出了行業平均標準–這一點在Gartner對廠商的研究報告中也得到了確認。

Goldammer和Fisher還同時認為系統生成的報告不是很直觀，不過廠商正著手在下一版本中解決這個問題。Innotas顯然不是唯一一家在這方面有問題的廠商。Gartner的Stang在體驗了30多個ITPPM應用后表示：“可以確定地說，ITPPM產品在報告生成服務上基本都存在較大的改進空間。”

Goldammer認為PPM工具已經開始發揮作用。比如每月發布一次的圖表為銀行經理們提供IT項目的狀態提示。IT團隊第一次了解了在系統維護上的時間花費，以及為關鍵決策所提供的數據支持。對于所有IT需求而言，系統中各種標準化的檢驗將給工作帶來極大的促進。

“至此，應該沒人還會問‘我的項目會怎么樣呢?’，因為每個人都很清楚自己正在做的事情。而對于我來說，能達到這種狀態本身就證明PPT工具物有所值了。”