許多企業的各種數字方法、工作流程解決方案和云策略，如果孤立地看待，對幾乎是沒有用處的。這是因為他們經常缺乏全面的數據化策略基礎。 即使對于最雄心勃勃的企業要進行數字化改革，第一步——從紙質文檔過渡——也至關重要。
最近的一項研究，從2021年9月底到今年10月底，對600多家中小的企業電話調查表明，疫情之后企業迎來了數字化的新浪潮：數字化這個話題已成為92%的受訪企業最重要的議程。
值得一提的是已經采取的具體措施：除了引入數字工具來維持通信以及為異地辦公的需求外。許多企業的流程都已經數字化。研究顯示，66% 的受訪企業從紙質文檔轉向數字文檔，60%的受訪企業從手寫簽名轉向數字簽名。
這些企業認識到，如果員工在設備齊全、網絡高速的情況下，無法訪問大部分文檔，那么他就很難有意義地工作，因為傳統紙質文檔都是放在辦公室書架上。為了確保員工未來能夠繼續以不受地點限制的、受監管的方式工作，企業必須將紙質文檔數字化，并使其可在其業務流程中使用。
同時，他們應該與客戶和供應商合作，過渡到無紙化操作模式，或者至少在企業收到紙張后盡快掃描并提供電子文檔。 在此流程中，稅務電子化提供了巨大的幫助，財務人員處理傳統紙質文檔的過去已經不復存在了。
多年來，移動工作方式的技術和最佳實踐已經存在。這些已經部署了多次，現在在效率和實用性方面幾乎達到最佳狀態。不幸的是，人們仍然更喜歡在第一步（無紙化）之前采取第三步（自動化），例如將流程從模擬過渡到數字，即在此過程中幾乎完全消除紙張。然后，這么做一些企業可能會遇到挫折，因為由于無法訪問紙質文檔，數字轉換實際上無法使用的。
然而，如果從第一步開始，事情就變得簡單：首先，擺脫紙張，然后以明智、全面的方式引入數字后臺，取代所有手寫文件、流通文件夾、發票或多年來積累的知識文檔，這樣 最終可以對業務流程進行數字化準備和優化。這樣，數字化不再是一個令人沮喪的項目，而是成為一個讓每個人的生活變得更輕松愉快的項目了。
