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企業流程管理的常見問題與解決之道

作者:AlphaFlow團隊 時間:2022-11-07 瀏覽 :321

原來的企業就像過去的綠皮火車,行駛速度能夠達到100公里/小時就很厲害了。現在的動車組甚至可以達到300公里/小時,原因就在于,動車組的每一節車廂都是自帶動力的 。如果一家企業需要靠外力帶動,就會像綠皮火車一樣行駛緩慢;但如果企業的每個部門、單位、環節都能像動車組一樣自帶動力,就會大大提升運轉效率。所以在組織管理方面,我們都要學會運用借用內部流程的工具力量,賦予企業每個部門、單位、環節自主權與動力,讓其每個員工自主的去完成工作,讓綠皮火車變成動車組。在幾年之前,管理學還更多強調的是執行力,認為企業運營有問題肯定是執行力不夠,卻從未思考過為什么執行力不夠,根源究竟在哪里。事實上,這是值得每一家企業去認真思考的問題。

流程咨詢老師此次以智慧人生的7大方法論為核心:客戶、產品、團隊、機制、系統、文化、戰略的其一,以系統為核心,助力其梳理打造系統化的內部管理流程。此次的咨詢過程中旨在為企業梳理一套系統化、標準化的內部流程,供企業運用。

從企業的角度來講,一個好的流程設計必然是能夠為企業來帶來最高利潤的設計。而各項流程的設計的核心是通過為企業內部成員建立系統化、標準化、可實際操作的工具流,讓其內部成員統統掌握各個流程的步驟,以結果為導向的執行。

01.缺少內部流程管理的企業常出現的情景

老板:“部門負責人、員工日常遇到大事小事都要來請示我,本來花錢聘他們是過來解決問題的,但是現在大多數問題還是落在了我的頭上”;“一個合同審批的流程,區域經理、銷售總監等簽字通過了再到我這里,但最后合同出了問題,也不知道到底應該追究誰的責任”。

部門經理:“總是感覺和別的部門的溝通協調方面存在障礙,遇到問題都推卸責任,最后只能去找老板評理”;“各部門對于一項工作總有不同的理解,大家經常會在不同的層面探討問題,造成對于一項工作你認為有3個維度,他認為有5個層面,經常是浪費了大把時間,問題最后也沒有講清楚”。

員工:“我只知道我的工作該怎么做,至于別的部門和崗位的工作不是很了解”;“領導經常臨時想起來個任務就馬上布置下來,也不考慮是不是屬于我的職責范圍,也不說清楚該怎么做,結果事情沒做好,還耽誤了我的本職工作,最后還要挨批評”;“新員工進來的時候也沒有什么指引性的文件可以參考,都是邊問邊學,熟悉業務比較緩慢,也難以快速的融入企業中來”。

根據長期為企業提供流程管理咨詢服務研究表明:企業制定內部流程管理,是將各項工作的流轉和執行標準固化到流程文件體系中,從而明確各環節的責任人和產出,匹配相應的權利,使決策點位于工作執行的地方,并在業務流程中建立控制程序,減少不必要的控制監督人員,使企業管理逐漸從依靠經驗、權力轉移到依靠體系、制度,減少對于個人的依賴,讓高層領導將更多精力放在企業的戰略決策上。

通過各項流程管理,能將企業的業務分類分級成為相互聯系的流程,在企業內建立一致的工作標準,且擁有統一認識問題的思維體系。

實則,企業內部流程的梳理是實現商業模式的核心載體,也是企業管理體系的關鍵模塊。

但隨著企業的快速成長和壯大,內部的流程需要不斷提升成熟度,把經驗教訓總結到流程中去,才能支撐企業做大做強。

企業的使命是為顧客創造價值,為顧客創造價值的是企業的流程,企業的成功來自于優異的流程運營,優異的流程運營需要有優異的流程管理。

02.完善的企業內部流程管理體系概括來說,由三部分組成

1、流程本身的運轉體系:即流程有哪些、流程是如何運轉的、流程實際的運用工作。

2、流程管理組織架構:流程運轉實施組織、監督組織、改進組織,明確流程領導小組、流程負責人及其相應的崗位職責。

3、流程運轉監督、考核機制:針對流程的運營,制定相應的考核與激勵機制。

03.到底企業怎么構建自己的流程管理體系呢?

首先,企業建立流程管理體系,理念的導入至關重要:對于流程管理理念的引入和持續宣貫是前提和基礎,通過培訓、研討會、內刊宣傳等多種途徑,在企業中樹立流程意識,使企業成員能夠從流程的角度思考和認識各項工作。

第二步,構建流程框架,形成流程總圖和清單:整理出部門業務流程的主線,界定出關鍵和核心的業務,進而確定主要業務流程,并確定這些流程之間的關系,然后識別、整理重復交叉的流程,確認流程清單。

第三步,關鍵流程優化:識別流程過程中非增值環節并消除,簡化必要活動,整合流程要素,以使流程順暢、連貫,從而更好地滿足客戶需求。

第四步,建立流程管理組織與制度:成立流程管理組織,負責流程的建設、評審、發布、執行、優化、固化、終止管理,對流程的產生、變遷、執行過程進行控制。制定流程管理制度,明確流程責任人和責任部門,流程評估、審計的管理過程。

第五步,流程的執行與持續改進:流程管理最重要的就是開展流程的執行和持續改進,形成良性循環、螺旋上升,同時,流程管理不可能一次性完成,而是一項長期的持續性工作,這就需要建立不斷進行管理和自我改善的機制,從而實現持續的評估、改進和提升。

正如任正非所說:流程編制成組織的大網,環環相扣,眼眼相通,路標接著路標,任務連著任務,牽一發而動全身。就像一條龍一樣,不管如何舞動,其身軀內部的所有關節的相互關系都不會變動,龍頭就如營銷,它不斷追尋客戶需求,身體就隨龍頭不斷擺動,因為身體內部所有的相互關系都不變化,使得管理簡單,成本低。

過去兩年中,我們也看到很多企業處于停滯不前的趨勢,且發展到被迫轉型,但是我們相信一切的根源是在市場的競爭、模式的競爭以及企業經營管理制度的不完善。

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