企業中的一切都在以正常的速度進行。但是現在，生產經理提出了對新型原材料的要求，需求直接進入采購部門，采購部門又轉交給財務部門進行預算審批，最后下訂單。一條業務流程的執行往往非常復雜：采購經理在他的日常活動中已經非常忙碌，或許正在尋找采購原材料的來源，還需要與財務部門比較報價。如果要在必要的預算限制下，那么他的采購請求還需要得到財務經理的批準。一旦獲得批準，它才可能返回采購部門下訂單。
由于這些任務在企業中經常發生，如果是人工手動處理，錯誤就很容易出現。于是業務流程管理（BPM）就應運而生了。業務流程管理系統會使這樣的流程更加順暢、明確、也更系統化。Gartner預測，到2024年，日常工作中將有69%會完全自動化。
業務流程管理是通過一系列步驟記錄和組織任務，以便在企業中順利有效地執行。業務流程管理系統賦予用戶自主權和能力來規劃活動、找出流程差異、系統化地傳遞任務、自動執行任務并優化公司的整體運營。50%的企業領導者表示，他們計劃加快企業內重復性任務的自動化。
業務流程管理系統通過建立透明和清晰的工作流程來促進企業中的工作推薦，使我們能夠優化當前的業務流程并更高效、更快速地完成它們。
1.具有透明的系統：根據角色、工作、應用程序數據等，在有組織的系列和定制的工作分配中明確執行步驟。業務流程管理系統為每個人建立了一個明確的工作環境。
2.跟蹤并獲得更多洞察力：業務流程管理系統將使管理人員能夠監督任務的進度、狀態、涉及的步驟、受讓人等，使管理人員能夠非常輕松地獲得更清晰的洞察力。
3.消除冗余：通過業務流程管理系統執行的每項任務設置視圖，管理人員可以簡單地找出差距并仔細檢查不必要的工作，使他們能夠消除多余的步驟并專注于重要的事情。
4.建立責任：通過映射業務活動和工作角色，業務流程管理系統建立清晰簡潔的活動點，讓員工了解自己的工作角色和與之相關的截止日期，提高了員工的責任感。
5.增強工作場所的溝通：由于缺乏適當的溝通，工作效率勢必低下，也會造成人才的流失。業務流程管理工具使員工能夠在正在進行的流程中直接交流，從而輕松理解、記住和處理流程。
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