我(wo)們(men)將想象一家通用的(de)(de)跨國公司，在世界各地的(de)(de)許多不同地區(qu)都有業務。 這意味著它(ta)需要(yao)(yao)促進多種語言、核心流程的(de)(de)通信以及必要(yao)(yao)時流程模(mo)型的(de)(de)變(bian)化。讓我(wo)們(men)看看如何實際做(zuo)到這一點。

使(shi)用文件夾對流程進行分類(lei)

第一步是您可以將在(zai)AlphaFlow中(zhong)(zhong)創(chuang)建(jian)的所(suo)有流程模板都存儲在(zai)文件(jian)(jian)夾(jia)中(zhong)(zhong)。 這些文件(jian)(jian)夾(jia)可以有子文件(jian)(jian)夾(jia)。

我(wo)在這里為(wei)我(wo)們假設的(de)(de)跨(kua)國公司建(jian)議(yi)的(de)(de)是(shi)在樹的(de)(de)頂部有一(yi)個主(zhu)導文(wen)件(jian)夾。 我(wo)稱之為(wei)核心(xin)流程(cheng)。然(ran)后考慮設置(zhi)權限(xian)功能。有時，99% 的(de)(de)員工將永遠不必直接與(yu)此文(wen)件(jian)夾交互，而只需(xu)訪問他(ta)們有權訪問的(de)(de)文(wen)件(jian)夾中的(de)(de)某些內容。

在(zai)此(ci)文件夾(jia)中，子文件夾(jia)和子文件夾(jia)以反映公司結(jie)構方(fang)式存在(zai)，一般按部門(men)細分。

我還(huan)會(hui)在(zai)樹的頂(ding)部(bu)(bu)有另一個(ge)文件(jian)夾(jia)，其中也可以存在(zai)本地特定版(ban)本的進程(cheng)。 該文件(jian)夾(jia)內的子文件(jian)夾(jia)結(jie)構(gou)將反映核心流程(cheng)，除(chu)了(le)頂(ding)部(bu)(bu)的附加層用于區域或語言（取決于公司結(jie)構(gou)）。

這些(xie)文(wen)件夾可能包(bao)含(han)相(xiang)關(guan)核(he)心流(liu)程的潛在其(qi)他(ta)語(yu)言變體(ti)，或者包(bao)含(han)核(he)心流(liu)程的迭(die)代版(ban)本。 可以使用、測量和評(ping)估這些(xie)迭(die)代版(ban)本來衡量性能，然后建議集成到庫的核(he)心流(liu)程部分中(zhong)。但是，對于流(liu)程模型(xing)的微小更(geng)改，您(nin)可以簡單(dan)(dan)地(di)在核(he)心流(liu)程中(zhong)編輯原始版(ban)本，它會針對每(mei)個運行的新清單(dan)(dan)自(zi)動更(geng)新。您(nin)還可以將文(wen)件夾一直追溯到組織內的特定(ding)子團隊(dui)或工作組。

使(shi)用標(biao)簽使(shi)相關流程易(yi)于(yu)查找

如果您(nin)有(you)大量流程，那么您(nin)可(ke)能需(xu)要(yao)創(chuang)建(jian)一(yi)個有(you)效(xiao)的標記系統(tong)來幫助您(nin)瀏覽所有(you)流程甚(shen)至(zhi)搜索相關流程。您(nin)可(ke)以根據需(xu)要(yao)調(diao)整系統(tong)。

如果您創建了一個流程供員工在(zai)(zai)構建新流程時使(shi)用，那(nei)么一個步驟可(ke)能是(shi)確定(ding)他們正在(zai)(zai)構建的(de)模板的(de)數字(zi)標(biao)記。 

這(zhe)可以為所(suo)有可用流程(cheng)提供不斷(duan)增長且靈活的分類。 如果這(zhe)個系統對于流程(cheng)資產(chan)庫來說(shuo)足(zu)(zu)夠大，那(nei)么對于您(nin)的業務來說(shuo)它也應該足(zu)(zu)夠大。

分配(pei)用戶(hu)權限以控制訪問

我(wo)知道這聽(ting)起(qi)來不像是(shi)(shi)一(yi)個(ge)獨特的功(gong)能。但是(shi)(shi)，我(wo)認為這可(ke)能是(shi)(shi)使龐大的流程資產庫真正可(ke)供日常工作人員使用的關鍵。

我聽過(guo)關(guan)于(yu)信(xin)息(xi)框架最極致的(de)概括：“最好的(de)信(xin)息(xi)架構(gou)就(jiu)是向(xiang)人們(men)準確展示他們(men)需要(yao)看到的(de)內容，而(er)不是其(qi)他內容。”

我(wo)(wo)(wo)(wo)同意這種觀點。我(wo)(wo)(wo)(wo)不(bu)希望我(wo)(wo)(wo)(wo)為了跟蹤流(liu)程而與之交互(hu)的屏(ping)幕(mu)被(bei)其(qi)他部門的流(liu)程淹沒。我(wo)(wo)(wo)(wo)想要我(wo)(wo)(wo)(wo)需要的東西(xi)，并且我(wo)(wo)(wo)(wo)想要它(ta)在我(wo)(wo)(wo)(wo)面前。

同樣從商業角度(du)來看，您不想流程(cheng)資產(chan)庫要(yao)開放訪問，例如百科和知乎那(nei)樣。 因(yin)為您可(ke)能(neng)會考慮專有信息(xi)(xi)、安全(quan)程(cheng)序或財務系統的安全(quan)性。您不一定希望所有這些信息(xi)(xi)對每個人(ren)都可(ke)用且可(ke)見。

通過(guo)我們的用戶權限(xian)功(gong)能，您可以將用戶分(fen)配(pei)到特(te)定文件夾。 他們將看到分(fen)配(pei)給他們的文件夾的內容(rong)，而沒有其他內容(rong)。

您還可以將人(ren)員分配(pei)到組(zu)，然后通過某人(ren)所屬(shu)的(de)一個或(huo)多個組(zu)控制訪問權限(xian)。