業務流程數字化是一個循序漸進的計劃，您必須遵循該計劃才能實現預期結果。在沒有大局觀的情況下試圖將業務推向數字世界可能不會帶來預期的結果。這就是為什么您需要一個行動計劃并按照它完成數字化流程。

一、讓您的團隊參與進來

業務流程數字化不是一個人就能完成的事情。 您應該讓所有團隊成員參與進來。 聚集所有人并讓他們了解您的努力。 解釋它對他們和公司的好處，擁抱創造力并靈活運用他們的想法。

組建由所有部門主管和團隊負責人組成的工作組。 每個部門和團隊都有自己的需求、愿望和與工作相關的細微差別。 因此，從數字化流程一開始就獲得代表的意見非常重要。 例如，假設有一家建筑公司想要將其業務流程數字化。 在最基本的層面上，建筑公司擁有一支由工程師、建筑師、銷售人員、項目經理和承包商組成的團隊。

建筑公司數字化的一個非常簡單的例子是對建筑形式進行數字化，因為它可以通過訪問數據、分析數據獲得許多好處。

二、識別流程

業務流程數字化的第一個實際步驟是識別它們。 對貴公司的工作流程進行全面研究，并將流程彼此分開。 一般來說，存在三種不同類型的業務流程：操作，管理，以及支持。

識別流程至關重要，因為您必須獨立審查它們。 這似乎是一項不可能完成的任務，但您的團隊將大大簡化它。 

與由部門負責人和團隊領導組成的工作組聚集在一起討論他們的痛點。 下一步，您可以研究并權衡有助于改進工作的數字解決方案的利弊。

例如，如果您是一家 IT 外包公司，并且您有與客戶合作的項目經理，請詢問他們日常工作的哪些部分可以實現數字化。可能很難立即從他們那里得到答案，所以您需要幫助他們思考。您可以一起分解他們的日常工作和可以數字化的單獨流程。例如，發送電子郵件、為財務和法律部門創建客戶檔案等。

三、分析您的工作流程

對于每個已識別的流程，深入了解細節并思考其功能、活動、觸發其啟動的因素、其輸入和輸出以及誰負責處理它。 分析流程可以幫助您了解您的需求并找出最適合您的方法。 我們建議使用可視化工具來繪制所有工作流程，并更好地了解所涉及的階段和人員。

四、分組并確定優先級

不要以為您可以一下子從傳統工作環境跳到數字化工作環境。為了安全起見，您應該將流程劃分為優先級組。 按順序將它們數字化，讓您的團隊有足夠的時間消化變化并采取相應的行動。

您不能逐個部門或逐個團隊地進行。相反，它應該更加系統化和基于活動。 返回到您創建的流程，并確定哪些活動可以首先數字化，然后是第二個、第三個、第四個等。本質上，您正在創建數字化的路線圖和時間表。 與團隊其他成員分享也很有幫助，以便他們知道下一步要做什么。 根據您所在的行業，數字化的第一個行動可以是數據輸入、短信營銷、工資單等。

五、改進您現有的工作流程

將您的業務分解為流程后，您可以從監督一切，并考慮各個流程的可能改進。 您最終可能會合并一些或更新他們的工作流程，但最重要的是，保持您的改進切合實際。

業務流程數字化并不僅僅停留在對公司內的一個、兩個甚至 100 個流程進行數字化。 它需要不斷的監控和評估，以了解哪些有效，哪些無效。 不要這么快解散您的工作組。 每月舉行一次會議，討論數字化如何影響各自部門和團隊的工作。保留這些討論，并根據需要進行更改。

結論

這五個步驟的實現能幫助企業更穩固地建立流程數字化。有效的業務流程數字化會加強和鼓勵團隊成員之間進行高水平的溝通。