首先，有必要定義一個術語：什么是業務流程？ 業務流程定義了一系列增值任務，這些任務由各個行動人員的輸入觸發，為最終的客戶利益（輸出）服務。 在這背后，還有各種其他流程，可以在不同的聚合級別上查看：業務流程不僅存在于公司整體中，而且還存在于各自的部門內。大多數流程在許多方面都緊密相連：例如，在合同管理中，采購、法律部門和控制部門直接參與合同創建和執行的整個生命周期。

流程數字化在日常業務流程過程中的好處

許多業務流程的特點往往是日常管理任務，并且需要投入大量的人力和時間資源。 開發票、準備申請、提供信息，其中許多活動仍然使用手動方式，這種基于紙張的流程，會導致高錯誤率。 因此，當今許多決策者都將數字化視為業務流程優化的重要因素。這首先意味著：減少紙張，提高透明度和效率。

但實現業務流程數字化還有更多理由，業務流程數字化有三個重要原因：

1.法律確定性：文件的存儲受特殊法律規定的監管。 隨時了解這些內容并保持統一的文件夾結構既耗時又昂貴。 基于電子文件的合法且完整的文檔歸檔可確保項目相關信息不會再次丟失或無法追蹤。 同時，自動時間管理系統可確保申請或合同的存儲始終符合適用的準則。

2.降低成本：任何長期致力于無紙化辦公的人都必須首先期待高額投資：IT基礎設施的轉換、員工的培訓——所有這些都對公司提出了很高的要求。 但這是值得的：基于軟件應用程序的自動化和標準化減少了響應和處理時間，并加快了標準程序——無論是在客戶服務還是物流方面。

3.提高企業核心競爭力：在全球化過程中，數字化成為一個非常重要的問題。 如今，人工智能、區塊鏈領域的發展很難預測。許多公司員工缺乏數據能力的例子已經說明了這一點：根據一項代表性研究，在接受調查的 1,000 家公司中，42% 的高層管理人員擔心由于水平低下而處于競爭劣勢。

有計劃地推進、聚焦目標、帶領員工一起前進：這些是業務流程數字化中非常重要的關鍵方面。 這不僅僅節省了成本。更重要的是為提高生產力和實現企業目標提供指導。