高管和經理一直在尋找改進流程的方法，以幫助員工提高效率、減少錯誤、增加產出并更快地將產品推向市場。但是您可能會發現很難實施這些改進。
在本文中，我們將討論為什么實施流程變更具有挑戰性，并且我們將為您提供一些提示，以幫助您確定需要改進的領域并有效地調整流程。
公司使用流程來設計和制造滿足客戶需求和期望的優質產品，同時可以改進流程和程序。當然，在每個提議的更改背后都有一個正當的理由。僅僅因為你有一段時間沒有做出改變，就以改進的名義改變流程意義不大。只有在您可以展示它們如何幫助公司實現其目標時，才應進行更改。同時，繼續使用過時的流程沒有任何意義。對新技術和新的經營方式持開放態度是一個好主意，這可以確保您的公司保持競爭力和相關性。
因此，您應該持續監控和管理您的流程。這可以幫助您了解什么是有效的以及需要調整什么。規劃和實施明確定義的流程改進可以幫助您的業務：
1.提高客戶滿意度
2.提高員工士氣和工作滿意度
3.始終如一地生產高質量的產品
4.保持符合行業標準
5.在協作和敏捷的環境中工作
6.提高客戶忠誠度
如果流程改進對業務有好處，那么為什么難以實施變更并讓人們遵循這些新流程？
因為我們不喜歡被告知“要做什么”，這是從小就根植于我們大腦的東西。心理學家稱之為“心理反應”，是大腦感知到對自由度產生威脅，或認為選擇有限時的反應。制定規則或準則后，您可能會感到煩惱、焦慮或憤怒。即使你知道你被要求做的事情是有益的，你的第一反應可能是“不要告訴我該怎么做”。其他可能解釋變革阻力的因素包括：
1.擔心它會影響當前的工作和生產力
2.相信流程改進意味著更多的工作
3.對傳達變化的人缺乏信心
4.懷疑是否需要改進流程
5.具有以前不太成功的流程實施的經驗
6.感覺對自己的所有權失去了控制
了解流程變革中阻力的根本原因將幫助您的團隊作出更具協作性的流程改進計劃。
在計劃實施新流程時，最好讓參與該流程的每個人都參與進來，這將有助于減少阻力。以下是一些其他建議，可以幫助您更有效地實施流程改進。
1.有效性審計流程
您可能已經在使用可以幫助公司高效工作的流程，但這并不意味著沒有改進的余地。您需要監控當前流程，以查看是否存在任何可能需要更新的瓶頸或區域。您可能想要創建當前流程的流程圖，形成直觀的分步文檔，以輕松查看可能存在問題的區域并向其他人解釋這些問題區域。此外，與參與該流程的人員交談，有助于團隊成員受到重視，并且參與改進流程，提出有價值的反饋，讓您更清楚地了解需要更改的內容。另外，您將不太可能忽略重要的步驟和子步驟。
2.確定流程目標
您需要了解流程的結果——您期望流程做什么，您需要了解起點和終點，使用當前狀態的流程作為定義希望通過流程改進實現的目標的基準。例如，您對當前流程的審核可能會發現某些步驟是多余的或不必要的。因此，您的目標可能是通過刪除不必要的步驟來簡化和提高生產力。
3.確定團隊優勢
因為您希望高效、快速地實施流程改進，所以讓有能力執行特定步驟和任務的人員參與進來。團隊應該是跨職能的，以便可以從多個角度看待流程。跨部門人員的這些不同觀點可以幫助您制定更好的計劃來簡化和實施變更。
4.確定可以自動化的內容以及可以利用軟件的地方
根據麥肯錫的一份報告，大約60%的職業至少有30%的活動可以自動化。自動化可以提高生產力、提高績效并減少人為錯誤。正確的技術堆棧可以幫助您自動化某些功能并提供更簡化的流程。
5.映射并記錄您的新流程
重新設計您的流程，消除問題區域，確定自動化的發展方向，并明確定義每個步驟和子步驟。為此，您需要將所有關鍵參與者聚集在一起。作為一個團隊，您可以在構建流程的過程中進行協作和分享想法，從而提高生產力、生產高質量的產品和服務、縮短上市時間并最終增加您的客戶群和利潤。
6.與團隊分享新流程
如前所述，當您嘗試實施更改時，您可能會遇到一些阻力。即使是計劃和設計流程改進的人也可能希望將其推遲到另一個日期，以免影響他們當前的工作。在頭腦風暴、計劃和重新設計過程中進行清晰的溝通對于幫助減輕團隊成員的任何阻力或擔憂至關重要。最重要的是，他們了解變更的目的以及您計劃如何在不對當前工作產生負面影響的情況下實施它。確保沒有意外，這樣您就可以得到每個人的支持，并且過渡順利進行。
7.尋求反饋
實施新流程后，請團隊向您提供反饋，以便您了解進展情況。該流程是否產生了預期的結果？它是否按預期工作？是否有任何領域不像您想象的那樣工作？
在這個階段，清晰的溝通也是關鍵。您希望您的團隊明白這個過程不是一成不變的，您重視他們的反饋并對新想法持開放態度。
