在每一個結構化業務中，很多工作都圍繞著在事情完成前獲得正確的批準而進行，我們稱這樣的流程為審批流程。它像批準報銷費用一樣簡單，也像改變公司運營政策一樣重要。
對于沒有審批工作流系統的企業，他們的工作更加復雜。員工首先必須鍵入或打印出審批請求，然后追蹤必要的審批人以進行簽字。這是假設他們首先知道誰有權批準該請求。在這種情況下，第一步將是投資一個好的審批工作流解決方案。
已經接受數字化轉型的公司已經建立了批準工作流系統，使員工能夠在舒適的辦公桌上請求批準。他們只需登錄系統并發起請求。根據部署的系統，系統可以自動確定組織中有權限的人授予批準。
在市場上銷售審批工作流解決方案時，將易于定制作為主要決定因素是很重要的。我們的一個客戶在定制他們之前投資超過幾百萬元的解決方案時遇到了很多麻煩。如果審批工作流系統沒有這種敏捷性，企業就無法快速響應不斷變化的市場環境。
說了這么多，讓我們回到我們討論的重點。就像我們上面的潛在客戶一樣，已經有了一個審批工作流解決方案，并且想知道如何通過請求其他人的反饋來改進它，以幫助審批者做出明智的決定。簡單的方法是給審批人一個額外的選擇。除了“批準”和“拒絕”按鈕，我們將添加一個“更多信息”按鈕。選擇此選項后，審批者將看到組織中的部門列表。在選擇所需部門時，她將能夠選擇從中請求信息的員工。
一旦選擇了合適的員工，審批者只需為員工輸入問題并提交表格。然后，審批工作流程暫停當前審批流程，并將請求發送給選定的員工。
員工收到通知，登錄審批工作流系統并提供必要的信息。提交后，問題和響應將添加到批準請求的評論跟蹤中，并發送回請求批準者，然后后者可以做出決定。
因為作為一個業務流程顧問，我們始終尋求持續的改進，所以我的一位同事就客戶可能沒有想到的另一種可能情況提出了一個問題。
我們如何處理客戶不希望向其請求附加信息的員工獲得有關主要審批工作流案例的任何訪問權限或信息的情況呢？因為部分企業可能涉及安全問題。
舉個例子，假設被授權的審批工作流請求是用于調查欺詐或對機密客戶的請求。負責審批的管理人員將希望確保系統上對案件的所有訪問都是在需要知道的基礎上進行的。
通過采用上述方法，雖然請求信息的員工可能沒有批準的詳細信息，但他或她仍然可以看到通用信息，例如請求的標題，以及顯示哪些員工獲得批準的案例。
為了應對這一挑戰，通過使用子流程，可以將附加信息請求與主要審批工作流請求分開，從而保持所需的機密性。審批工作流程不會將請求發送給員工，而是觸發信息和查詢子流程上的新請求。當在子流程中提供信息并且員工提交請求時，主請求會像以前一樣更新。
只要有正確的解決方案和合作伙伴，就可以對流程進行改進。
