聰明的企業會使用標準化的方式來確保質量控制。事實上，這些公司會花費將近23%的IT預算用于測試和質量保證。在這比費用之中的一個關鍵組成部分是文件審批流程。它們一起工作以提高企業的效率。那么，什么是文件審批流程，什么是審批流程？
一些企業依靠文檔的力量運行。這可能會產生大量的文書工作，通常，這需要手動從一個辦公桌移到另一個辦公桌進行處理。在某些情況下，這些可能還需要通過緩慢的郵寄、傳真或電子郵件系統來發送。而高效的企業則使用自動化工具將文檔從一個人傳送到另一個人。
文檔從創建到最終批準所遵循的路徑稱為審批流程。例如，文檔可能會從工人A轉移到團隊領導B再到經理C進行審批。在某些組織中，文檔可由創建者批準，但這會缺少標準化的透明度。相反，許多企業采取至少由他人審查和批準該文件的方式來增加透明度。
文件審批流程是指個人在審批流程中遵循的步驟。使用上面的示例，假設有問題的文檔是現場安裝的質量檢查表。那么，員工A完成清單并將其提交給團隊領導 B。團隊領導B遵循特定流程來確定文檔是否符合規范。這包括檢查以下內容：
員工A的文件是否包括他或她的姓名？
員工A是否指定了地點和項目所有者？
員工A是否指定了現場的工頭是誰？
員工A是否評估了清單上的所有部分？
是否有任何需要立即關注的清單響應？
當經理C收到團隊領導B的文檔時，她會遵循不同的審批流程。這可能包括以下驗證步驟：
員工A是否填寫了所有重要部分？
團隊領導B是否在文件上簽字？
團隊領導B是否在文檔中強調了任何問題？
在批準并將文件提交給客戶之前，我是否應該提出任何建議？
這些內容就組成了文件審批流程。每一個步驟，每一個傳遞人的動作，都按標準一一記錄。
審批流程詳細說明了路線每個部分的具體步驟，而工作流則映射了該路線。仍然使用上面的示例，審批流程遵循非常線性的工作流程。但有時這并非如此。
考慮不同員工的工作性質我們就會看到變化，例如：
員工A完成木工清單。
員工B完成管道檢查清單。
員工C完成電氣檢查表。
工頭審查清單并將其提交給團隊領導B。
團隊負責人B審查清單并將其提交給會計師以進行預算批準。
會計師與項目的財務總監聯絡，然后將文件重新提交給團隊領導 B。
團隊領導B再將審查文件提交給經理C以供批準。
將這樣的流程映射到工作流設置中要比簡單地繪制一條線到下一條線要復雜得多。這就是為什么建立審批流程如此重要的原因。
如果一切以手動完成，那么這一個非常復雜的工作，在人與人的傳遞中，也容易出現紕漏。將部分傳遞的過程和方式變成自動化，可以大大減少犯錯的機會，從而提升團隊中內部協作的效率。
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