工作流流程的十個好處和示例

什么是工作流程？

工作流流程是一組必須執行并以完成任務的連續活動。它是可重復的，且通常是線性的；根據預先確定的操作或業務規則開發。

工作流過程通常由四個關鍵組件組成：

1.對象：負責完成工作的個人或技術。

2.活動：執行的操作，當活動以預定義的方式執行時，它被稱為操作。

3結果：每個步驟的輸出或結果。

4.狀態：當項目處于流程之間時。

當人們提到工作流流程時，他們通常指的是一種視覺表示。這通常是通過創建工作流圖來完成的。工作流程圖采用不同的形式，包括流程圖和價值流圖。可以手動創建工作流圖，但使用工作流管理系統創建工作流圖效率更高。此外，借助工作流管理系統，組織可以輕松跟蹤其所有工作流、識別低效率并實施改進。

工作流流程與業務流程有何不同？

工作流流程側重于任務的完成。但是，業務流程更廣泛，并且旨在實現企業目標。例如，員工入職是許多企業中常見的人力資源實踐。目標是讓新員工成功入職。完成此目標所需的活動是一個業務流程。特定任務（例如為新員工分配工號）是一個工作流流程。

工作流程的十個好處

1.識別低效率

創建工作流程可以讓利益相關者從頭到尾更好地了解企業的日常活動。他們可以輕松識別冗余和浪費，并突出需要改進的領域。

2. 降低成本并提高盈利能力

隨著工作流流程標準化且工作完成得更快，企業通常會發現他們需要的資源更少。事半功倍可以節省資金并提高盈利能力。

3.識別自動化機會

工作流過程可幫助企業識別自動化機會。例如，在員工入職流程中，新員工會觸發一系列操作，例如授予系統訪問權限和分配公司資產。這些耗時的任務可以自動化，讓 HR 員工可以專注于更高價值的任務，例如培訓新員工。

4. 提高透明度

通過工作流流程，每項工作的職責都被明確規定。員工知道他們需要做什么和期望什么，從而增加信任和工作滿意度。

5.消除微觀管理

微觀管理會降低員工的績效并沒有充分利用員工的才能。通過工作流流程，員工始終如一地執行預定義的任務，并在需要完成時完成。經理可以花更少的時間進行微觀管理，而將更多的時間花在做出關鍵業務決策上。

6.突出積極的一面

通過工作流流程，可以根據員工的優勢和獨特的技能將任務分配給員工。這提高了生產力并建立了員工士氣。

7.改善溝通

有了既定的工作流程，員工就知道合適的溝通渠道以及從哪里獲得問題的答案。員工的工作效率更高，并與管理層建立了更好的關系。

8.優質的客戶服務

通過自動化，企業可以消除手動任務，讓員工騰出更多時間來幫助客戶。此外，企業可以簡化客戶溝通工作流程以改善客戶體驗。

9.提高合規性

有了既定的工作流程，自動化任務和標準化程序減少了人為錯誤，最大限度地減少了代價高昂的人為錯誤。

10.衡量績效

如果沒有既定的工作流程，企業通常會在部門級別手動收集數據。這種方法很耗時，并且無法從宏觀層面查看性能。工作流流程和工作流工具使在企業內收集、分析和共享數據以評估和提高績效變得容易。

工作流流程示例

 每個企業都有自己獨特的需求和挑戰。工作流流程不是一刀切的解決方案。以下是幾個工作流程示例，用于說明如何創建更高效的系統來改進運營。

1. 新員工

企業以不同的方式處理招聘和員工入職流程。但是，幾乎每個新員工的流程都是從收到申請開始的。從那里，申請被審查，并決定安排面試或拒絕申請。

在工作面試之后，工作機會或拒絕信將發送給候選人。 一旦候選人收到offer，他或她可以接受或拒絕該職位。如果被接受，它將觸發入職流程的下一步。

2.新客戶帳戶

傳統上，新賬戶開立涉及耗時的手動任務。 在受廣泛監管的行業（例如銀行業）中，工作流流程可以確保流程盡快運行，同時防止出現代價高昂的合規問題。

新客戶帳戶工作流程從申請開始。 對申請進行評估，然后將拒絕或要求提供支持文件的請求發送給客戶。 審核證明文件，然后批準或拒絕該帳戶。 如果獲得批準，將分配一個帳號，發行一張銀行卡，并向客戶發送一個歡迎短息。

工作流流程為企業提供可衡量的標準，從而細化管理，提高效率。這也是越來越多企業選擇它的原因。

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