流程優化是通過不斷改進流程和通過數據分析、報告和測試衡量進度來提高企業效率和有效性的實踐。使用工作流數據來優化流程會促使企業持續改進流程形成良性的循環，從而節省企業的時間、金錢，減少麻煩。
在本篇中，我們將介紹如何識別低效流程，以及如何確保改進持久有效。
第一步：確定哪些指標需要監控和改進
確定要跟蹤的關鍵績效指標（KPI）是改進流程的基本步驟。通過跟蹤工作流度量，您可以不斷監視每個流程的效率，并更好地了解每個流程中花費的時間和資源。根據我們的經驗，以下是需要跟蹤的最常見和最有用的工作流度量：
1.有關正在進行的工作的概述
2.一個月內執行一個流程的次數
3.掌握整體流程效率
4.整個流程平均需要多長時間
5.整個流程所需的最長和最短時間
6.每個任務完成所需的平均時間
6.耗時最長的任務
要了解資源是如何在企業流失的，需要執行以下操作：
確認BPM中任何單個變量的總計：采購申請中批準的現金交易總額、庫存表單中物料的總成本。除了選定的KPI之外，在優化流程時，還應考慮以下幾個因素：
1.戰略目標：選擇與企業的長期戰略目標相一致的流程進行優化。這有助于確保員工們工作對您企業產生最大、最積極的影響，并使他們能夠保持最好地溝通。
2.成本：哪個低效的流程會給企業帶來最大的成本？請記住，這些成本可能以人為、資源或資產的形式出現。此外，成本可能以缺乏質量控制或過度支出的形式出現。
3.風險：有效的流程自動化還可以幫助您將業務中的內部風險降至最低。如果潛在的錯誤可能會給您的企業帶來巨大的成本，那么最小化風險管理是值得優先考慮的。這在涉及會計、財務和質量控制的過程中尤其重要。
4.長期的重要性：專注于長期的流程改進和一個你可以持續測量和改進的流程。這通常會為企業帶來最大的整體結果。
通過分析這些指標，您可以不斷監控業務如何部署資源，并確定流程瓶頸。通過報表、儀表板和流程分析，工作流軟件現在不僅可以讓您看到哪些流程效率低下，而且還可以識別每個流程中的瓶頸。
第二步：了解數據
一旦您使用這些指標來確定問題所在，下一步就是了解其原因。這通常意味著與您的團隊成員交談，以了解他們是如何與工作流交互的，并獲得他們對流程及其每個任務的了解。通常，問題的根本原因分為三類：
1.人
瓶頸的原因通常是人為錯誤。這通常發生在仍然需要手動輸入的流程區域。在這些情況下，盡可能擴展流程自動化。您還可能會發現，問題有時是您的團隊缺乏認同或對正確流程的理解。在這些情況下，需要進行額外的培訓，以使您的企業與您的工作流程保持一致。
2. 資源
確保資源、設備和系統得到有效部署。如果您正在管理自己的設備，如服務器、CPU和數據庫，請確保它們可以隨公司的信息量和用戶進行擴展。同樣重要的是要維護足夠的設備，以便在發生故障的情況下盡量減少停機時間，但也要根據公司的規模保留所需的設備，以防止更多的資源被浪費。最后，每個員工都應該能夠獲得高效完成工作所需的資源，而不必在辦公室里四處奔波。
3. 知識和信息流
正確的信息是否以正確的順序傳遞給正確的人？團隊中的每個人是否都擁有做出正確決策和出色執行任務所需的信息？您的團隊是否需要“繞過”您的系統？
一旦發現流程中由于缺乏信息流而導致的瓶頸，就相應地調整工作流。使用BPM軟件，您可以輕松地更改流程圖以改進工作流，從而確保信息在整個公司中自由流動。然后，在幾周或幾個月內監控您正在跟蹤的指標，看看這些變化是否帶來了更好的業務結果。通過這種持續的反饋循環，您可以隨著時間的推移不斷改進流程和信息流。
步驟3：確保持續改進
優秀的工作流程優化的秘訣是隨著時間的推移不斷改進流程。工作流分析提供持續的反饋，您可以使用這些反饋來不斷改進企業的工作流。以下是確保您的改進持續的一些注意事項：
1. 領導層的支持
向企業的領導團隊傳達工作流計劃的價值。他們的加入將為企業流程改進提供必要的動力。使用BPM軟件監控流程為您提供了數據，這些數據可以使管理層相信任何計劃的可行性和預期結果。此外，通過使流程改進與戰略目標保持一致，您可以更好地向企業傳達工作流的價值。
2.可重復性和可測試性
優化流程是一個不斷測試和重復的循環。您的BPM套件為您提供有關工作流效率的實時數據和通知。定期保存一份報告，以顯示您在每個測試階段的持續改進。
3.實驗
通過實驗將你的流程提升到一個新的水平。您可以并排測試兩個或多個流程模型，根據您選擇的度量來查看哪個流程模型的性能更好。此方法也可以幫助您為任何流程找到最佳模型。
通過允許您將業務目標綁定到流程中，您的工作流套件是優化業務的戰略工具。您可以減少浪費，提高企業的效率，并根據特定目標優化業務流程。使用您的工作流工具不斷地監視和改進您的流程，為企業帶去巨大的節省和持續有效的流程改進。
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