工作流（workflow)的概念起源于生產和辦公自動化領域。它是針對日常生活中具有固定程序的活動而提出的一個概念。提出的目的是通過將工作分解成定義良好的任務和角色，并按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，以達到提高辦事效率，降低生產成本，提高企業管理水平和企業競爭力的目標。

1.工作流的基本概念和定義

不同的研究者和產品供應商從不同的角度給出了工作流的定義，以下給出了幾種具有代表性的定義：

工作流管理聯盟給出的定義是，工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的業務流程，它根據一系列的過程規則，使得文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞與執行。

工作流是將一組任務組織起來完成某個業務流程。在工作流中定義了觸發順序和觸發條件。每個任務可以由一個或多個軟件系統完成，也可以由一個或一組人完成，或由人和系統協作完成。觸發順序和觸發條件定義并實現了任務的觸發，任務的同步，信息流的傳遞。

工作流是業務流程的計算機化的表現模型，定義了完成整個流程的所需的各種參數。包括步驟的定義，步驟的執行順序和條件，數據流的建立，每一步驟由誰負責以及每個活動所需的應用程序。

以上這些概念雖然表述方式略有不同，但都說明了一個基本問題，即工作流是業務流程的一個計算機實現，而工作流管理系統則是這一實現的軟件環境。

2.工作流管理系統

工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。它提供了以下三種功能：

A.建立階段：完成工組流和其他相關活動的流程定義和建模功能。

B.運行階段：

實例化與控制功能：在一定的運行環境下，執行工作流過程，并完成每個過程中活動的排序和調度。

人機交互功能：實現過程執行中用戶與應用之間的交互。

3. 過程建模工具

流程建模工具以計算機能夠處理的形式進行流程定義。它應該輸出一個能被工作流引擎解釋并執行的流程定義，涉及到的名詞有：

工作流定義：諸如工作流模型名稱，版本號，啟動和終止條件等。它反映了該流程的目標。

活動：活動名稱，活動類型（子流程等），活動的前后條件，調度參數（最長等待時間），工作流引擎位置等。它反映了該流程的任務和需要執行的操作。

轉換條件：為過程的推進提供導航。包括flow condition、execution condition和notification condition。它反映了該流程的業務規則和操作順序。

工作流相關數據：包括數據名稱，類型和數據值。它和轉換條件共同成為工作流推進的依據。

角色：包括角色名稱，組織實體等。它反映了參與該流程的人員和組織單位。

需要激活的應用程序：包括應用程序的名稱，類型，路徑及運行參數等。它反映了完成該流程所需的工具。

4.工作流引擎

工作流引擎是一個為工作流實例的執行提供運行環境的軟件，是工作流執行服務的核心。主要完成如下功能：

對過程定義進行解釋;

控制過程實例的狀態轉換;

控制過程實例各個活動間的轉換;

維護工作流控制數據和相關數據;

提供支持用戶操作的接口;

提供支持激活外部應用程序的接口;

提供對工作流執行的監控和管理;

5.客戶端應用

工作流管理系統客戶端功能是指用戶操作工作流管理系統分配的任務和活動的功能。它由工作流任務表管理器和用戶操作共同完成。工作流任務表是指分配給一個特定用戶處理的由任務項組成的隊列。工作流任務表管理器負責管理工作流任務表，并與用戶操作進行交互。

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