管理企業的業務流程架構是需要一個范圍的，并不是每個流程都應該自動化。其目標是實現最高效率，并幫助員工感到能夠在沒有IT專家幫助的情況下獨立實施簡單的跨職能行動。考慮到這一點，以下是決定哪種業務流程管理系統(BPMS)最適合您企業的5個注意事項：
選擇正確的BPMS通常取決于您管理安裝和持續維護等事情的能力，或者您是否需要外包這些職責。基于云的BPMS托管在可以從任何位置通過Web瀏覽器訪問的服務器上，并將軟件管理的責任放在供應商身上。如果需要內部部署，那可能需要維持一定的IT人員來確保技術上的支持。每個系統都有權衡取舍。云解決方案通常以SaaS模型提供，這樣可以降低客戶的成本。相比之下，私有化的內部部署的主要優勢在于所有數據都存儲在特定系統內部，為企業提供額外的保護和訪問。
與任何流程一樣，您的軟件可能會很復雜。以下是業務流程管理系統中最常見的三個復雜級別。
A．最不復雜的BPM
缺乏技術實力或流程管理需求有限的企業可能會選擇更以人為本的BPM軟件，該軟件使用簡化的流程映射界面來處理替代流程。界面可以拖放，低代碼或無代碼，用戶完全不需要懂得技術語言也可以操控的BPM系統。
B．需要專業知識的BPM
擁有強大開發團隊的企業可能希望選擇BPMN，這是一種使用標準化符號來表示事件、任務和連接的符號系統，工作流的創建者必須學習這些符號才能將其輸入系統。
C．最復雜的BPM
始終可以選擇編寫您自己的代碼。對于定制解決方案，編程提供了最大的可能性，因為這意味著您可以創建處理高度復雜流程的軟件。但是，只有在該領域受過嚴格培訓的人才能夠創建和修改流程。
這是一個常見的問題，如果流程沒有立即有效地運行（這往往會發生），就會出現挫敗感。考慮一下您是否具備進行如此大的轉變的內部能力。企業應該聘請顧問還是自己做？是否存在低代碼和無代碼選項（開源BPMS也是如此），并且通過使用以人為本的方法而不是任務至上的方法，您可以確保您的重點仍然放在系統最終如何使您的團隊受益上。
這取決于您的需求和目標——您是在尋找更多的組織、簡化的工作流程還是更好的分析？您還應該考慮這些需求會如何隨時間變化，以及您的系統是否足夠靈活以適應行為的變化？以下是一些需要注意的BPMS功能：
可視化流程圖工具：除非您是鐵桿程序員，否則你會希望尋找基于業務步驟的圖形界面。這個解決方案發揮了用戶和系統的優勢——用戶知道流程每次應該如何運行，系統可以提供構建路徑的最佳方式。
與現有軟件系統集成：手動數據傳輸會扼殺從自動化中獲得的任何生產力，因此請確保您的BPM解決方案可以與其他核心軟件系統通信。
報告和分析：確保您的BPMS可以生成指標并提供足夠的動態功能來創建可定制的報告——否則，它只是一個工作流工具。
每家企業都有不同的優先事項，從一開始就讓主要利益相關者參與討論時間表和管理期望至關重要。誠實對待需求，討論新的BPMS可能帶來的好處，并設定可衡量的目標，包括跟蹤進度的具體基準。并且不要忘記讓企業的其他成員參與進來。培訓和提高用戶技能可能需要時間，但開放式溝通和通過自下而上授權員工的方式可以打破孤島并在企業內部產生凝聚力。
高效的BPMS有助于提高運營智能并提高企業敏捷性。但這不是一個放之四海而皆準的模型，所以在做出任何決定之前要考慮所有的角度，依照自身企業的需求進行調整。
