許多企業并沒有意識到業務流的瓶頸可能對企業來說是造成時間、金錢和資源巨大損失的元兇。當一個人或一個部門瘋狂地急于完成緊迫的工作時，而負責流程中下一環節的員工此時卻無所事事，你是否意識到這就是一種業務流的瓶頸。事實上，這種業務流瓶頸造成的效率缺乏比工資成本增長的影響更大。這類瓶頸可能阻礙你的企業按時交付產品和服務。其效果是削弱客戶對公司的滿意度和信心。
當沒有正式的業務流程管理策略時，識別流程瓶頸可能非常具有挑戰性。但是，只要細心觀察，會有許多跡象表明你的團隊沒有以最高效率在運營。例如：
1. 特定任務經常在特定部門停滯不前，或者某個人完成任務通常會延遲。
2. 在工作量分配方面存在明顯的不平衡。一些員工和部門經常忙碌，而另一些則閑置時間過長。
3. 由于錯誤和質量等問題，在特定部門或個人下，經常要翻工。
繁瑣的審批流程也是業務流程瓶頸的常見示例。無論是采購、費用報銷還是與人力資源交易相關的流程，許多企業都要求決策者進行一系列的簽核。在這種情況下，外出度假的個人可能會致使整個流程停止。在流程關鍵審批人缺席期間可以完成的工作通常非常有限。幸運的是，通過使用BPM工具，你可以緩解業務流瓶頸所帶來的影響，幫你順利完成流程任務的移交。
首先，我們能大致通過流程映射的策略來進行檢查。如果你當前的業務流程圖是非正式的大綱，那么你目前的流程可能就缺乏深入了解瓶頸所需的基本信息。然而，BPM有各種業務流程映射技術可以有效地說明工作流程，以達到定位和糾正低效率所需的詳細信息。
一些BPM軟件甚至提供高級的業務流程映射，通過自動執行許多相關任務來簡化與工作流管理相關的活動。 BPM軟件使用關鍵績效指標(KPI)來衡量流程和員工的效率。這樣可以更輕松地識別和消除那些過于慢速的流程和不易察覺的瓶頸。除了分析流程效率和員工效率之外，這些系統還能夠獨特地分析成本和節省成本。反過來，這可以最大限度地減少浪費并使利潤最大化。
通過使用KPI來識別流程瓶頸，并且用圖形化的方式進行呈現，能夠給管理者最大的幫助。一流的BPM系統包括一個可自定義的儀表板，以用戶容易理解的方式顯示KPI和相關的流程指標。有效儀表板的關鍵組件通常包括以下內容：
1.每個流程的案例數/每個任務的案例數——該度量標準清楚地顯示在特定任務中是否存在過多的案例。如果有任務有無法解釋的增加，通常意味著流程瓶頸的出現。這可能是由部門或特定員工潛在的低效率所引起的。同時，它還可能表明需要重新分配任務，從而改進業務流程。
2.每個員工和每個任務的每個流程的案例數量——這是進一步深入了解流程度量標準的詳細信息。例如，此KPI可以幫助你檢查任務中的待處理案例，以確定一名員工是否獲得了更多資源。你有機會比較員工在這些任務中的效率。幫助你判斷哪個員工或者團隊處理同一任務時更高效。
3.每個任務被拒絕的案件數量/每個員工被拒絕的案件數量——返工是效率重大損失的一個表現，了解流程案件何時何地被拒絕具有一定價值。如果在特定任務中發生多次被拒絕，那么可能是某個人的問題，你可以通過培訓或者調崗來解決這個問題。
BPM的領導駕駛艙使基本業務流信息一目了然，也無需手動生成過程報告。該分析功能可自動進行計算，把突出問題直接顯示出來。駕駛艙儀表板通常分為多個小程序，以區分單個KPI。通常，用戶基于使用特定度量的頻率來個性化面板的排序。選擇BPM平臺時，請確保它具備領導駕駛艙，以便你可以根據公司特定業務流程的需要進行設計和安排。
BPM能消除業務流程中的流程瓶頸，并且對原始故障點進行識別。業務流程映射(業務流程圖)可確保你對特定工作任務中的人和部門進行快速辨識。通過自定義儀表板也能加快識別瓶頸，使您可以完全透明地了解關鍵績效指標。作為管理者，你可以直接從儀表板轉到瓶頸流程實施干預。通過重新配置任務或為案例分配不同的用戶，你可以立即解決流程中延遲問題。
