業務流程管理系統(Business Process Management System,BPMS)是一套集成的軟件，通常簡稱：BPM套件。雖然許多供應商的產品還不能實現我們定義的BPM的所有功能，但它們正朝著這個方向發展。作為一個正處在高速發展中的市場，現有的軟件將實現哪些BPM功能是由企業最關鍵的需求、供應商的背景和可用資源決定的。事實上，一些重要的供應商并沒有提供一個集成的系統，它們只是就BPM的一兩個特定功能提供成熟的軟件或服務。 那么今天AlphaFlow主編給大家介紹一下成熟的BPMS供應商必須具體哪些功能？
如果BPMS需要依靠IT部門的幫助來創建或修改它，那么要業務流程解決方案有什么用？BPMS的使用是為了讓員工的工作變得輕松。因此現代流程和BPM解決方案幾乎不需要編碼。借助直觀的拖放表單構建器、可視化工作流、儀表板和報表設計器等功能，業務所有者可以輕松快速地管理工作流，而無需完全依賴IT團隊。
有兩個企業是相同的，它們的業務流程也不同。因此，您的業務流管理工具必須使您能夠根據您獨特和不斷發展的業務需求自定義您的流程。從配置系統開始匹配品牌定位、根據自定義需求設計工作流、將它們連接到其他流程、設計符合需要的實時報告和儀表板，以及根據所需格式來發送通知、升級和報告。BPM平臺必須提供完全的靈活性。發布后，流程的所有者應在需要時輕松進行更改和重新部署。
許多事情并不總是按設計或計劃進行，當發生這種情況時，BPM平臺應該可以幫助您，能夠處理意外情況并隨時隨地進行更改。例如：隨時隨地更改任務，可以重新打開、重新分配，甚至在必要時刪除任務；隨時隨地更改決定，可以將已批準切換為拒絕，反之亦然；隨時隨地更改流程數據，修復輸入的錯誤數據，編輯表單字段。因為您不能指望員工是完美的，留給他們的自由越多越好。敏捷工具可以防止重做工作，從而節省大量時間和煩惱。
一個優質的BPM工具應提供一個簡單、直觀的拖放表單設計器，幫助您捕獲所需信息。如果界面難以設計或使用，用戶將不會使用它。表單構建器可使用各種字段控件捕獲任何數據，包括純文本或富文本、單選或多選下拉菜單、復選框和單選按鈕、網格和表格、日期、時間、數字、貨幣、電子簽名、文檔、音頻、視頻、圖像或其他任何內容。
由于活動相互交織，因此選擇與任何工作流模式兼容的系統是合理的，無論是順序、并行、條件還是循環。
a.順序工作流模式
順序工作流模式涉及一系列簡單的步驟。當一個階段完成后，它才開始下一步——通過將其分成多個部分，使您的團隊免于漫長而令人筋疲力盡的過程的恐懼。
b.并行工作流模式
組織中的任何一項任務都不是由個人獨立完成的。它可以是涉及一系列步驟的一組任務，也可以是多人參與的任務。由于將步驟分配給不同的人，工作流管理系統使得執行任務變得容易。
c.條件工作流模式
在上述示例中，如果財務經理因預算限制而拒絕采購，則應立即反映出來。可以使用這類條件工作流模式完成相同的設置，并且可以通知相關員工。
d.循環模式
為需要多次審查和迭代的任務和作業創建循環工作流。例如，寫新聞稿的事情需要多次更正和批準，這可以通過循環輕松實現。
當然，并非所有信息都旨在與給定流程或工作流相關聯的每個人共享。智能工作流管理工具提供精細控制，以確保只有基于其角色的授權用戶才能訪問他們需要的信息。
只有經過測試，您才能識別任何流程或工作流程中的問題和漏洞。如果您可以設計工作流程并使用配置的角色測試所有工作流程步驟，還有什么會更好？測試創建的流程將幫助您確保順利推出并減少用戶對業務流程自動化質量的投訴。
沒有一家公司只依賴一種應用程序或軟件，因此必須使用一種能夠與其他應用程序和平臺進行簡單集成的解決方案。BPM不能獨立于不同的業務流程而發生。因此，與其他應用程序集成是BPM必備的功能。例如，它可以將捕獲的數據推送到任何第三方應用程序，或者從任何第三方應用程序中提取數據并在表單中使用它，以及啟用任何第三方應用程序以觸發系統中的流程等。好的BPM平臺通常支持一種或多種方式將工作流與其他應用程序集成。
人有時會忘記事情。BPM系統工具應該向事件的相關者發送提醒和通知，以便可以無縫高效地執行工作流。相比之下，所有相關者都會了解工作的最新進展。
實時報告和儀表板提供有關工作流程狀態的可操作見解。深入分析報告和儀表板，能夠以多種格式下載它們，甚至安排它們通過電子郵件、即時通信或其他渠道自動轉發，這有助于快速做出明智的決策。 一個好的BPM平臺能提供給企業高層領導駕駛艙功能。用戶可以構建他們的報告和儀表板，并根據他們的需要即時修改它們。
任何企業中的工作流都是交織在一起的，一個流程中的操作應該觸發另一個流程中的不同操作,例如AlphaFlow的RPA流程機器人就是這樣一個工作原理，而且還可以快速自定義流程機器人。例如，收貨可以發送收貨單進行驗證，并作為單獨會計流程的一部分觸發相同貨物的付款。并且除了觸發不同的流程之外，第一個業務流程的相關數據必須傳遞到新的流程中，這樣新業務流程中的用戶就不必苦苦尋找信息。
