BPMS代表“業務流程管理軟件”或“業務流程管理系統”。BPMS是一種執行管理方法的工具，通過識別、建模、自動化、分析和績效衡量來改進企業的業務流程。
BPMS的主要優勢在于，用戶有機會通過簡單直觀的工具積極參與業務流程的改進。它通過流程構建的方式、執行（平臺）和監控（流程庫），可以大大改善流程效率。
1．流程定義和分析
流程是為獲得特定結果而執行的一系列活動。在工作流自動化之前，流程需要文檔。流程文檔也需要利益相關者之間的協作和規劃，以確定完成任務的最有效和最合適的執行活動。然后可以在業務流程管理系統中重新創建業務流程，并由相關人員進行審查，確保實現對流程的有效描述。
2．業務流程設計（或開發）
在BPMS中構建流程，用戶需要一個流程設計器工具。設計人員用于業務流程建模的工具以流程圖和圖表的形式呈現，一組用于流程建模的規則和元素使它具有靈活性。在業務流程管理系統中為公司的業務流程建模有不可比擬的優勢，因為這些流程不是簡單記錄，而是經過反復試驗，允許用戶在上線之前對流程的弱點進行修改。
3．自動化
自動化是一種以最少干預執行流程的手段，工作流的自動化可幫助企業更好地管理和優化其流程。自動化的構建涉及組合動作和輸入模擬流程行為以及建立結果所需的機制。最有可能自動化的任務是經常重復出現的任務，員工日常職能中乏味的“不需要動腦”的工作，通過自動化流程可以更快地完成。
4．分析
業務流程管理系統工具提供多種級別的報告或與報告工具集成的能力，以提供有關流程績效的分析。報告與關鍵績效指標相關聯，并提供有關流程、團隊成員、團隊等有效性的數據。數據分析可以幫助確定運營效率低下的情況，以進行持續的運營和流程改進。
