BPM可以實現許多流程的管理。對于剛接觸BPM的企業來說，什么最有效呢？據反饋，文檔工作流是使用最頻繁，也是對初了解BPM的企業來說最有幫助的功能。有了它，我們可以基于云以更快、更適合協作的方式交換信息。

在這里，我們向大家介紹無縫文檔工作流程的八個技巧：

1. 規劃一個團隊來解決您的文檔工作流程

首先，您需要知道工作場所的哪些成員將參與此工作流程。因為提前規劃重點將使您的工作流程更高效，更有序。

您需要建立團隊的工作流程，包括建立溝通管道和適當的文檔管理周期。命名不同的經理和團隊領導以及他們的角色，然后創建一個流程圖來說明信息的分散方式。

組建團隊時，請確保您設置了截止日期、分配任務并確定每個步驟的責任人。

2. 盡快自動化您的流程

在優化工作流程方面，最重要的是自動化。通過不同的軟件包來自動化合適的工作部分。您可以從某種類型的文檔或項目開始，以對其進行測試并解決問題。

您可以逐步添加自動化來優化公司其他部門的工作流程。

3. 弄清楚如何以及為什么要使用這樣的工作流程

您希望通過文檔工作流程完成什么？例如，一些公司希望建立實施文檔工作流程，記錄正在合作的項目，開發新項目以及創建項目檔案。

當您確切地知道您要完成什么時，您可以對步驟進行排序，并開始實施。

4. 實施現代技術和戰略

當您嘗試充分利用文檔工作流程時，技術就成為您的朋友。例如，諸如光學字符識別(OCR)之類的內容，可以防止錯誤并減少錯誤。

軟件中還內置了一些制衡機制，可以授予和拒絕權限、設置基準、跟蹤進度和利用分析。

使用這項技術時，可以使策略更加合理，并且能夠在每個項目中獲得您希望的結果。

5. 以美觀且富有成效的方式設計

確保您的工作流程使用高質量的圖形用戶界面(GUI)，您和您公司中的每個人都可以使用它。由于這是一個您將經常使用的工作流程，因此它需要具有吸引力且易于使用。因此，請確保您使用的任何文檔模板和設置都符合您公司的需求。

6. 定期評估和分析您的工作流程

僅僅擁有一個文檔工作流程是不夠的——您還需要確保對其進行微調并使其成為您公司自己的。

許多BPM平臺都配備了流程分析功能，可讓您準確了解流程的進展情況以及它們對您實現目標的幫助程度。

7. 確保在必要時附加文件

文檔工作流的最大好處之一是它們是基于云的。這使您可以使用幾乎無限的文件共享。通過在整個平臺上發送大文件，您可以更輕松地進入同一頁面，而不會在您的流程中出現任何問題。無論您是發送大型報告文件還是多媒體，您公司的工作流程都會變得更好。

8. 盡可能創建圖表型報表

最后，您需要盡可能利用自動化創建報告型圖表。您可以從報告或工作流程中獲取原始數據，并創建圖表，使問題更清晰、更易于理解。

這對提交報告，或者公司的審計合規都能起到作用。許多BPM平臺都配備制作高質量、易于理解的圖表的功能。