什么是流程管理BPM文檔？

流程文檔概述了完成任務或執行流程所需的所有操作。從本質上講，它解釋了實施的“方式”，而不是“什么”。雖然通常用作內部文檔，但它也被視為“動態文檔”，這意味著該文檔會根據需要進行更新。

您可以將流程文檔視為執行復雜活動的詳細說明集。在某些方面，業務只是復雜流程的集合。因此，流程文檔是開展業務活動的重要藍圖。

為什么需要業務流程文檔？

流程文檔提供了許多好處，例如：

1.改進流程

許多流程是可重復的，并且是企業運作所必需的。通過寫下流程，您可以減少猜測并使人們（包括新員工）更容易重復重要流程。

2.減少企業流程的不確定性

業務流程文檔刪除了業務中大部分模糊的組件。員工將更好地了解他們的角色和責任。除此之外，文檔還包括：

?明確的指揮鏈

?概述完成流程的必要任務

?顯示誰被分配了什么

一般來說，文檔應該易于員工按需訪問。這種透明度將減少緊張并有助于讓人們專注于工作。

3. 增強分析元素

企業可以通過分析流程和簡化流程來提高效率。如果您有概述每個流程的詳細文檔，這將容易得多。除了流程本身，管理人員還可以更好地了解利益相關者。

4. 保存知識庫

員工將在某個時候離開您的公司。有些人可能會跳槽到一家新公司。當員工離開時，您將面臨失去他們知識的風險。詳細的文檔可幫助您保留這些知識。

通常，考慮這些流程文檔示例：

?哪些業務流程正在發生以及何時發生，以及它們對業務及其底線的影響。

?流程中每一步的價值。

?不同員工在流程中的角色。

?完成流程或流程特定部分的說明。

流程文檔通過提供各種流程的頂級視圖來授權經理和其他利益相關者。作為培訓材料和新員工入職，它也很方便。管理層可以花更少的時間培訓新員工基礎知識，因為他們可以求助于文檔來了解流程是如何完成的。文檔還可以加快學習曲線，幫助員工快速提高工作效率。

流程文檔的目標是什么？

您的運營核心涉及流程。流程文檔總是允許您跟蹤、理解和分析正在進行的流程，以便您可以在未來復制和改進它們。文檔提供了了解每個流程及其執行方式的機會。這還允許您獲取反饋以進行改進。沒有藍圖，建筑師不會建造或改變房屋，對流程的創建和改善來說，亦是如此。基于數據而非假設做出決策至關重要。如果流程不基于事實，商業業務就會受到威脅。

流程文檔有助于：

?改進和簡化各種流程

?分析和識別缺陷

?提高流程和輸出質量

?節省時間和勞動力

?降低總體成本

?提高整個企業的透明度

最終，流程文檔可以提高現在和未來的效率和生產力。適當、充分的文檔需要付出努力和資源。然而，企業的回報往往是可觀的。當您需要做出重大決定時，流程文檔是您首先可以參考的內容。

誰參與了這個流程？

流程文檔可以由特定活動和企業內外的廣泛人員使用和創建。

項目團隊：項目或流程團隊負責文檔。該團隊應該以團隊的形式協作生成文檔。也就是說，指定一個不參與日常活動的人作為關鍵人物是明智的，因為他們可以更好地記錄信息并更加客觀。

利益相關者：公司內參與特定項目或流程的任何人也應該對流程文檔感興趣，無論他們的角色大小。

外部利益相關者：與外部各方共享信息可能很棘手，但獲取外部利益相關者的信息至關重要。他們可以提供客觀的意見和新鮮的見解。

材料和資源：將材料和資源視為單獨的個體是明智的，因為它們的投入很重要，需要設置正確的資源對企業來說才有價值。

為了有價值和有效，需要仔細設計、構建和記錄業務流程。通過盡可能多地捕獲有關業務流程的詳細信息，您可以獲得所需的結果。