無論您是否意識到，所有的業務都有工作流。工作流是業務的實現方式，它們可以是高效的和邏輯的，或者是低效的和隨意的。想想您的產品或服務是如何交付的，以及所有的步驟。這些步驟是否像在運作良好的機器中進行？還是一團混亂？

設計不好或管理不當的工作流會降低生產力，從而提高成本，并降低收入，這就好比一團混亂的機器。而設計良好、管理良好的工作流將您的團隊推向最佳狀態，幫助您節省資金，并增加收入。在競爭激烈的市場中，良好的業務流程管理BPM能力對于成功至關重要。優秀的工作流通過消除不必要的任務、自動化任務（或部分任務）以及改進文檔和問責制，簡化進入工作流程的步驟。

管理不善的工作流危害

當工作流開發時沒有預先考慮，或者由于總是處于反應模式，它們往往不會高效或管理良好。當您的工作流管理不好時，您的業務面臨許多問題：

?丟失、錯位或損壞的與工作流相關的文檔

?忘記或不知道自己在一個流程中的作用

?浪費時間追查出問題的地方

?如果公司應接受法規合規性審計，則會出現恐慌

工作流軟件的基本功能

工作流軟件可以讓您思考進入工作流程的具體步驟，定義它們，定義誰對它們負責，可視化它們之間的聯系，并對它們進行安排，使它們有意義。工作流軟件也可以很好地發現哪里可以改進。通過使用工作流軟件繪制工作流，可以更容易地看到哪些步驟是不必要的，哪些步驟可能是自動化的。更容易看出哪里可以用電子流程取代紙面流程。更容易知道何時收集可用于報告的重要數據，以及在審計時記錄企業的行動。

通過工作流軟件提高效率

在某些情況下，使用工作流軟件繪制工作流的行為會凸顯那些低效的流程，并提示您進行積極的更改。在其他情況下，您可能會意識到手動流程可以自動化，以節省時間。與手動創建報告相比，具有內置自定義報告工具的工作流軟件可以幫助您的業務高效、更準確地滿足報告要求。您可以使用工作流軟件在流程的關鍵點生成自動警報，以便涉眾知道何時需要他們的輸入。

更好地遵守法規和審計

當你設計你的工作流程，讓他們收集工作中的重要數據，然后在工作流程完成時按邏輯組織這些數據時，如果你的業務需要接受審計，你可以準備得更好。無論您是面臨醫療保險審計，還是其它許可證審計，您的工作流軟件收集、組織和報告的數據都會支持您的報表，并受到審計員的贊賞。

更好的客戶服務

最終，更好的工作流程會讓客戶更快樂。隨意的工作流程、可以自動化的手動工作流程和可以電子化的紙面流程不僅加快了生產速度，而且減少了錯誤，因此客戶不太可能晚收到產品和服務時，依然心情大好。今天的市場競爭非常激烈，企業往往不容犯錯誤，由于工作流程笨拙、數據不準確以及手動、易出錯的流程，而造成產品和服務的延誤就意味著流失客戶。

結論

工作流軟件能夠映射、設計、收集數據并改進使您的業務工作的流程。無論你從事的是重型機械制造業還是金融咨詢業，工作流程都會為您的成功做出貢獻。正確的工作流軟件可以幫助您用更好的工作流替換效率低下的工作流，并幫助您對好的工作流進行微調，使其成為優秀的工作流。

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