您是否覺得自己永遠不知道業務中流程和工作流的狀態？您希望您對那些煩人的文書工作或excel相關的流程表單有更好的控制力和可見性嗎？您知道為什么法規遵從性不會發生在您的企業中——因為許多月前記錄的流程根本就沒有被遵循。
隨著業務的增長，管理工作流程可能會變得令人望而生畏，我們時常會感覺到不知從何處開始工作。這或許是您不知道是否需要更好的應用程序、更好的客戶關系管理、更好的企業資源規劃、更好的協作軟件，還是更好的新技術。您可能已經認為您的業務或部門需要業務流程管理（BPM）或工作流自動化，但您并不確定。這里我們羅列了五個標志，一旦在企業業務實行中發現這些標志，那就說明現在是時候考慮實施一個BPM或工作流管理系統了。
標志一：您不止一次的在多個系統中輸入相同的數據
當業務剛起步時，企業投資了核心系統，隨著信息化的發展，企業又加入了SAP，之后可能又轉到SalesForce里管理這些信息，以大大提高效率和銷售額。這段企業信息化變遷的歷史聽上去是不是有點像您所在的企業發生的事？
那么，這些系統之間是如何工作的呢？一個業務部門的分析員是否輸入數據，然后又在另一個業務部門運行這些報告，以便第三個部門可以通過第四個系統更新信息？
這種工作方式可能在某個時候對企業有效，但對現代型的企業卻是一種拖累。數據激增和重復的工作意味著需要更多的時間來找到正確的數據，這就造成了時間和資源的浪費。當每個部門使用不同的系統來輸入數據時，協作是機械式的，甚至可能會讓人覺得沮喪。你甚至可能不會意識到復制正在發生，也不會意識到企業資源在浪費。
業務流程管理軟件解決方案將人員和數據集中在一個系統中。人們共享數據，并且可以按他們需要的方式使用它。
標志二：您通過電話、電子郵件傳遞了太多Excel文檔以供審批
Excel電子表格可以提高生產率，這并不奇怪。它們幾乎從一開始就為商業服務。但是，當電子表格在多人間反復傳閱造成信息混亂時，您可能會得到不同人修改、不同版本的Excel文檔。這會增加確認正確文檔的難度，也會增加審批的時間。
電子表格已經過時了，在當今的業務流程自動化世界中它們已經遇到了對手。流暢、可訪問的數據意味著每個人都能實時看到最新版本，而且不會被困在積壓的電子郵件中。另外，自動化的工作流程系統不會讓審批懸而未決。
標志三：你仍然在使用紙張、Word或PDF格式
對于今天的業務流程來說，紙質表單意味著過時。依靠紙質表格進行信息處理代表著：
1.浪費寶貴的時間
2.增加出錯的風險
3.缺乏對數據的責任和所有權
4.為成堆的紙張提供額外的存儲空間
5.紙質一旦損失將會帶去災難
如果你已經嘗試過避免使用紙張，進入數字時代，那么你的下一步很可能是Word和PDF表單。就像Excel電子表格一樣，Word和PDF表格曾經在商業領域占有一席之地。但是數據共享和這些表單一樣麻煩。在許多方面，PDF比紙質表單更痛苦。您永遠不知道您是否可以直接編輯PDF。有時您的商業伙伴收到它們時，還需要把它們打印出來，然后以掃描紙的形式寄給您。這多么延誤時間啊。
自動化的工作流程系統減少了公司之間文書往來的時間。所有表格都是在一個方便的地方創建、完成和存儲的，節省了時間、金錢和資源。您和您的員工每天都可以訪問表單，無論您身在何處。
標志四：您的遺留系統無法適應或擴展到新的商業機會
遺留系統中有大量核心數據。一旦要遷移這些數據，往往代價高昂。如果不去更新，遺留系統過于僵化，無法適應新的業務機會。也許您的經銷商會被您競爭對手更先進的方法所吸引，從而導致失去渠道、失去銷售。您的系統需要避免冗余和瓶頸，并提供：
1.信息透明度
2.便捷的通信
3.績效管理
4.系統集成
5.大數據趨勢識別
6.可擴展的接口
7.移動接口
自動化業務流程管理系統在一個集成系統中提供所有這些解決方案。當出現新的機會時，遺留系統將遭遇失敗，但BPM平臺將迎刃而解。
標志五：您有許多難以維護和修改的自定義解決方案
您是否有一個專門用于會計的定制軟件包，一個用于人力資源的定制軟件和一個完全不同的用于庫存控制的軟件解決方案？如果只有一個程序員知道它們是如何工作的？您是否會意識到，程序員離開的那天，您將無法對系統進行任何更改，甚至無法對系統進行維護。
盡管定制的解決方案可能適用于一個部門，但它們對擴展業務范圍和利潤幾乎沒有幫助。集成軟件比許多小型定制點系統更有效地實現共享數據目標。通用的和現代化的平臺極大地降低了關鍵開發人員流失帶來的風險。共享數據創建了一個人人都可以訪問的流程管理平臺，避免了由定制的解決方案引起的瓶頸問題。
想堅持固有的方法工作是很自然的事。但你的事業必須向前發展才能成功。自動化讓您離成功更近了一步，而BPM和Workflow系統是您邁向自動化的必經之路。
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