自動化采購流程是幫助關鍵業務部門更有效運作的方法。采購是企業各項業務展開的關鍵。采購團隊如果依賴于紙質流程或過時的系統，那么效率就會低下。如果以這些傳統的系統構建，那么企業就不可能深入了解與他們合作的數千家供應商并評估業務連續性。而自動化技術可以幫助采購部門提高整個采購價值鏈的協作和參與度，包括規劃、采購、合同管理、訂單交付、付款控制和供應商管理。

以下自動化采購流程可以帶來的五大好處：

1．最大限度地節約成本

德勤的一項研究顯示，74%的CPO認為成本節約是衡量績效的主要驅動力。自動化在采購流程中有很大的幫助，因為采購流程在歷史上是非常繁重、手工和重復的工作。這可能會讓公司在兩方面資金損失。首先，漫長的采購周期意味著資金會陷入了漫長的審查和評估。此外，填寫采購表格的艱巨任務意味著員工會盡可能避免批量采購或更換采購商，因此批量采購或使用首選供應商以節省成本的折扣機會往往被忽視。

制藥公司武田（Takeda）就是這樣，當業務用戶需要尋找供應商或執行交易時，他們發現很難讓他們使用三頁表單。員工們避免采購流程意味著他們無法提供成本節約的全部潛力，也無法為企業發現最大的價值機會。

在短短的10周內，他們將表格轉化為一份基于網絡的問卷，并在自動化的工作流和業務規則的支持下完成。它們還自動化了采購的供應商請求流程及其操作支持的外部流程。這使得員工能夠更快更容易地參與采購，從而提高了整個企業的成本節約能力，并最終改善了3萬名員工對采購的積極看法。

2．提高員工敬業度

正如武田所證明的那樣，過于復雜的采購流程會讓員工推遲使用采購中心本身提供的采購便利。企業應力求使流程盡可能簡潔友好，以最大限度地提高員工參與度，并幫助企業做出更有效的采購決策。

一些物流機構已經開始建立起一個定制的、完全集成的自動化采購支持門戶，這樣的采購門戶能夠為其創建多達上億條的請求服務，同時也為該企業上萬名員工提供服務。

員工與采購部門的互動越便捷，他們就越有可能使用它，這意味著所有采購都可以被追蹤，來幫助企業找到哪個采購環節存在的弊端。

3．縮短周期時間

在采購過程中引入流程自動化將有助于縮短采購的流程周期，確保采購過程盡可能高效。

在自動化之前對流程進行建模將有助于消除流程中的許多瓶頸，并確保業務操作遵循所有規范步驟。一旦流程得到簡化，自動化可以通過評估流程中的任務來提高效率，這些任務以前是手動完成的，例如將申請表上載到系統、分發合同和確認訂單，而采購過程中又涉及大量的管理工作，因此將員工從這些重復簡單的任務中解放出來意味著他們可以專注于其他增值的管理任務。

流程自動化還減少了在整理信息時出現錯誤和遺漏的機率，因此消除了反復更正錯誤的情況。整個流程將更快、更高效地完成，因此企業可以從更快的采購訂單處理、更快的審批以及獲得更快的貨物優勢中獲益。

4．最小化風險

在采購中，使用經批準的供應商名單是推動流程一致的一個關鍵實踐。批準的供應商名單包含了所有與企業開展業務或潛在的供應商。

我們熟悉的一些制造商會始終確保其批準的供應商名單是最新的，并且將它作為其風險管理活動的一部分。采購小組對所有供應商進行評估，每年發出一份調查表，評估供應商是否可靠和物有所值。而自動化流程可以通過收集信息并根據員工提供的信息自動更新評級來幫助推動這一過程。

然而，擁有一份可靠的供應商名單只是將風險降至最低的第一步。企業還需要確保員工遵守采購流程。根據APQC的研究，只有43%的企業記錄了在不合規采購流程的后果。這些特立獨行的買家可能會對底線產生重大影響，它所造成的損失有時甚至超過企業實際利潤的產出。

5．消除交易糾紛

由于大型企業采購涉及多個利益相關者，包括采購管理、政府職能、第三方法律機構和供應商，因此所有各方都必須能夠了解一個事實。如果發生交易糾紛，這一點尤為重要。

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