無論您從事何種業務，都可能使用許多不同的業務流程。流程是公司賴以存續的基礎。它們每天重復執行企業的任務，并確保一切按正常運營。我們改善業務流程是幫助整個企業變得更加高效。
業務流程是個人或團隊為了實現某種業務目標而執行的一系列可重復任務。
這里的主要關鍵字是“可重復”。該流程是您重復執行的操作或步驟。企業中最常見的例子之一是新員工入職。每當您雇用新員工時，您都需要遵循完全相同的步驟：
1.處理文書工作
2.準備工作場所
3.安排工作方向
與其它流程相比，它雖然是針對個人而言單次的任務或項目，但在企業運行的過程中，這類流程對企業來說會需要經常執行。而有一些項目對企業來說可能是一次性項目，但對個人而言則是業務、工作中的日常。
例如，以采用為目標的工作，涉及到軟件采購、部分設備的采購，它們往往對企業來說是單次的行為，而對采購員來說則是需要經常打交道，是個重復的步驟。
無論是何種流程一定涉及到某種“重復性”，而且也是在遵循這種重復性的工作中尋找一致，以確保業務的順暢。
通常，我們把流程分為正式和非正式兩種。非正式流程稱為“過程”，它是隱蔽的。您的員工每天都會這樣做，但這并不是您需要每天去思考的，甚至有些是您未曾記錄、改進的。
正式流程我們稱為“程序”。與常規流程不同，這些流程都記錄在案。您的員工在執行流程方面遵循一套非常嚴格的規則，以確保他們所做的工作盡可能高效。
將您的流程轉換為“程序”對于您的公司非常有用。盡管您的一些員工可能對缺乏自由感到不滿意，但您的企業將以此受益。
因為它為企業帶來了：
1.明確的責任制–每個員工都有明確的角色和完成任務所需的確切清單。每個人都會知道誰負責什么，使他們不太可能推卸責任。
2.提高生產率–該程序應該是執行流程的最有效方法。因此，您的員工將有更多的空閑時間來處理重要的事情。
要將流程建立成企業程序，您需要記錄最有效的流程變化，并在全公司范圍內對其進行標準化。我們將簡要說明如何做以及如何改善公司流程。
大多數企業主傾向于“不去解決那些懸而未決的問題”，因為它們似乎并不在當下影響企業運作，也無法帶來立竿見影的收益。這些懸而未決的問題就會像腫瘤一樣，伴隨著企業成長，越滾越大，直到有一天公司束手無策。不過，如果我們真花了很多時間來優化流程，我們就會發現，其實有很多簡單的方法來改善業務流程，并且它會為企業帶來可觀的投資回報率。
理念1：流程文檔和標準化
在公司范圍內簡單地執行一個流程可能對改進很有幫助。通常，員工執行流程的方式有4-5種。 如果您發現哪種方法是最好的，則只需對其進行記錄，并確保所有員工都堅持下去。盡管有多種方法來記錄流程，但最直接的方法是將其可視化并將其轉換為流程圖。
流程圖是一個簡單的步驟導圖，說明了完成流程所需采取的步驟。毫無疑問，在記錄流程之前，你需要多采訪所有參與過該流程的員工，并弄清楚他們將遵循哪些步驟。然后，您測量每個流程。在相同時間里，最高效的一種流程應該是您標準化的那一種。
確定最佳流程后，需要對其進行記錄。正如我們已經提到的，您可以使用流程圖來完成。這樣的記錄是為了確保未來能夠在工作中發現更有的方法去進行替代。伴隨著新的技術、新的需求發展，流程也不是一成不變的，因此最佳流程始終會伴隨著業務的變化而變化。
理念2：簡化流程
如果您認為給定流程的執行不盡人意，則可以嘗試簡化流程。根據定義，簡化業務流程意味著通過刪除無用的步驟，添加新的、更好的步驟，優化某些步驟等來提高流程的整體效率。
流程視圖旨在幫助您查找給定的流程出了哪些問題以及如何解決。通過對流程的監測，我們會發現流程的瓶頸在哪里？是流程設計不合理？還是員工效率低下？是前序流程準備不充分？還是流程哪里出現拖延？這些都可以運用流程監測及流程圖幫您找到答案。
理念3：流程自動化
雖然很少有能夠從頭到尾實現流程自動化的過程，但是通常有很多機會可以使其中包含部分的自動化。應該指出的是，流程自動化與工業自動化并不相同。一個是專門通過軟件處理流程自動化，而后者是物理意義上自動化（比如機器人造車）等等。
任務或任務自動化是指通過軟件將日常執行的許多任務自動化。不過，這些任務通常不會太繁瑣。另一方面我們要清楚，軟件無法真正完成人類可以完成的大部分工作——尤其是決策和創意性工作。
但是，我們可以做的是使流程組成的次要任務自動化。例如，假設您正在通過網站銷售某些軟件。對于對產品感興趣的任何人，他們都可以使用一種選擇使用的表單填寫其電子郵件地址。對于獲得的客戶線索，您都希望將其轉移到客戶關系管理（CRM）軟件中，以便與他們聯系。
只要有新的加入對象，您就可以使用機器人自動化為您完成這些操作，而不必手動填寫新的銷售線索，親自再錄入CRM軟件當中。
任何類型的流程都可以從這種自動化中受益，盡管您要自動化的工作一天可能只有15分鐘，但從長遠來看，您將節省大量時間。
改善業務流程的方法還有許多，我們也希望與您探討和分享實際業務流程改善的經驗。歡迎您與我們講述您企業的故事，讓我們理解不同企業文化背景和領域下流程改善的價值。
