在信息化建設快速發展的今天，OA辦公系統對提高企業各部門的辦公效率，提高企業決策的信息支持、企業綜合管理水平和競爭力等方面都有著十分重要的意義。在構筑企業內部網，實現企業辦公自動化的過程中，要注意做好OA辦公系統的流程管理，完善OA辦公系統技術，有效利用企業的資源，提高企業的競爭實力。

1. OA辦公系統的流程管理

OA，即辦公自動化，是指辦公信息處理的自動化，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種辦公方式，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

OA辦公系統能為企業的日常辦公管理、公文管理、工作請示、檔案資料、預算控制等管理提供高效、暢通的信息渠道，如公文流管理是將企業日常公文數據在信息數據鏈上及時、準確地反映出來，對部門人員提供簡單快捷的日常辦公支持，對部門領導和決策者提供企業內部資源數據支持，對辦公流程提供高效率的信息支持。

1.1 工作流

工作流是OA辦公系統里面的一個功能或者是概念，簡單地說就是業務流程的計算機化或自動化。是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務，通過計算機程序模仿現實辦公中的工作流程，是建立在網絡辦公自動化基礎上的事務行政審批，業務申請審批、公文、信息等的網上流轉。

以公文管理的發文流程為例，傳統的方式是采用紙張表單，人工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率低。而OA辦公系統的發文管理流程，就只需要部門人員在OA系統中填寫有關表單，系統就會按照定義好的流程自動往下傳送，按流程對公文進行編輯排版、校對、查詢、備份、分發、歸檔、打印等，大大地提高了辦公效率，不需要為了審批、簽字、分發等，在各部門辦公室跑來跑去，人為進行傳遞，這些都可在網絡上進行。

1.2 流程管理

每個企業單位對OA辦公系統的需求都是不一樣的，OA辦公系統可在關鍵業務、行政管理類、人事管理類、財務相關類、客戶服務類等不同的業務管理方面建立相應的流程，通過相應的表單自動規范地流轉完成任務。因此，OA針對不同的功能模塊和流程，涉及到不同的部門、不同的崗位、角色等等，不同的部門用戶和角色對不同的功能模塊、流程就有著不同的訪問權限，這就涉及到流程管理。OA系統要將各個流程快速運轉起來，讓流程變得既規范又具有一定的柔性、靈活性，利用OA工作流程管理，包括流程分析、流程定義、流程質量與效率測評、流程優化等，實現流程自動化，提高相關流程事項的實現效率，使企業管理標準化和程序化。

2. 做好流程管理

2.1 為什么要做好流程管理

企業在引進了OA系統之后，如何將其與企業的管理更好地融合，并充分調動和發揮OA系統的效能與潛力，就一定要徹底轉變以往傳統的管理模式，用自動化、流程化、高效化的管理來取代以往人工化、紙張化、效率低的管理方法。

企業在實施OA辦公系統之后，如果把沒有經過梳理和優化的流程直接在OA辦公系統里運用，對流程管理不夠，在企業的日常管理中，流程的可操作性就不強，工作效率就不高。企業要根據自身環境、業務流程特點，加強流程管理，在OA系統中定制符合辦公需要、滿足企業成長發展的個性化需求的流程。

2.2 如何做好流程管理

企業要做好OA系統流程管理，運作一個高效的辦公自動化系統，必須對OA流程進行全面規劃，整合企業現有業務流程，解決現有流程管理的問題，采取適合企業實際情況的最佳辦法，在整個企業內部建立一個規范的、高效的企業流程管理體系，搭建一個靈活的工作流程管理平臺。做好流程管理，要注重三個方面：

一是要注重對流程的梳理和優化。企業應該將現有流程進行全面梳理，不論是事務性流程，還是業務性流程，都要進行全面梳理，找出企業流程管理中存在的問題點，結合流程的合理規劃和流程的效率分析，對流程進行重新整合優化處理，根據不同企業的不同運作模式，可由具有相應權限的人員對流程進行維護和訂制，并能夠圖形化的顯示出來。通過流程提醒、流程督辦，提升流程執行效率及執行過程的有效管控。

二是要注重流程的操作性和實用性。對企業而言，OA辦公系統是否高效，很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否細致、是否更貼近企業的使用。OA辦公系統的作用就是解決企業多部門、多人員間的高效協同辦公問題，而這個工作正是通過流程管理來完成的，工作流的流轉涉及多個部門或者組織，流程簡單易用才能保證工作順利通暢。

三是要注重對OA系統工作流進行全面溝通和推廣。企業流程管理的意義在于它能夠為企業管理和運營提供標準規范的操作模式。對于企業管理層來說，有了流程就可以在企業內部建立規范統一的運作模式，對于企業普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規范和學習范例。OA系統的實施不是某一個部門的事情，只有經過企業內部各個部門的充分溝通和推進，才能保證系統實施的成功。

3. 結語

OA辦公系統不僅可以幫助企業使日常辦公與管理更加高效，更加具有流程化特色，而且更重要的是它能夠為企業保存每一次的辦公記錄和管理記錄，使企業在未來需要對以往的管理進行總結與分析時，可以按照要求隨時調用保存完善的記錄。積極利用辦公系統，做好流程管理，認真總結以往管理之中的得失和不足，從而不斷對管理流程設計進行優化與改進，這樣便能在充分發揮辦公系統效能的同時，更大程度上促進企業管理效率和水平的再提高。

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