傳統主義、害怕創新、惰性和不愿意投資往往是公司始終拒絕業務流程數字化的原因。與此同時，面臨全球競爭壓力和不斷變化的客戶需求將迫使決策者尋求新的技術，并在數字化轉型領域采取更具前瞻性的舉措。

我們將在這篇文章里討論為什么這種“文化變革”對公司有利，在引入新流程技術時需要注意哪些方面。

為什么要數字化業務流程？

首先，有必要定義一個術語：什么是業務流程？ 業務流程定義了一系列增值任務，這些任務由各個行動人員的輸入觸發，為最終的客戶利益（輸出）服務。 在這背后，還有各種其他流程，可以在不同的聚合級別上查看：業務流程不僅存在于公司整體中，而且還存在于各自的部門內。 其中包括部門（控制、營銷、人力資源、采購等）以及各個職能和部門領域。 大多數流程在許多方面都緊密相連：例如，在合同管理中，采購、法律部門和控制部門直接參與合同創建和執行的整個生命周期。

日常業務中的好處

許多業務流程的特點往往是日常管理任務，并且這些管理任務需要投入大量的人力和時間資源。申報發票、準備申請、搜索和提供信息：其中許多活動仍然使用傳統紙質方式，即主要基于紙張的流程。 這會導致高錯誤率，而更重要的——尤其是戰略性的——任務會成為管理的犧牲品，或者被沒有優先考慮。 因此，當今許多決策者都將數字化視為業務流程優化的重要因素。 這首先意味著：減少紙張，并且高透明度和效率。

業務流程數字化的三個重要原因

法律確定性：文件的存儲受特殊法律規定的監管。隨時了解這些內容并保持統一的結構既耗時又昂貴。基于電子文件的合法且完整的文檔歸檔可確保項目相關信息不會再次丟失或無法追蹤。同時，自動的時間管理系統可確保申請或合同的存儲始終符合適用的準則。

降低成本：任何長期致力于無紙化辦公的人都必須首先期待高額投資：IT基礎設施的轉換、員工的培訓——所有這些都對公司提出了很高的要求。但這是值得的：基于軟件應用程序的自動化和標準化減少了響應和處理時間，并加快了標準程序——無論是在客戶服務還是物流方面。

競爭力：在全球化過程中，數字化成為一個非常重要的問題。 如今，人工智能、區塊鏈或 3D 打印領域的發展很難預測。 但越來越明顯的是：任何封閉創新力量的人都會面臨長期競爭能力的風險。 許多公司員工缺乏數據能力的例子已經說明了這一點： 42% 的高層管理人員擔心由于水平低下而處于競爭劣勢。這只是顯示緊迫性的眾多方面之一。

數字化流程優化的起點

新的可持續業務流程的實施需要一個能夠覆蓋公司所有領域的戰略流程。 如今，存在大量相應的不同復雜度的流程模型和技術。 當然，除了 SWOT 和 ABC 分析、其他分析技術和敏捷方法之外，公司在實現業務流程數字化時通常應該注意一些重要因素：

1.通知員工

一旦管理層決定了專業部門的員工，就失去了在各個工作領域實施新流程和解決方案的必要接受度。因此，變革管理的主題在今天比以往任何時候都具有更大的相關性：與公司和流程策略變革相關的所有措施和活動都捆綁在一個統一的結構中。他們的目標是讓員工有機會在新的發展中發揮積極作用，讓他們有意識地參與戰略規劃，并通過這種方式實現員工的高水平承諾。 這就是管理者在早期階段應對潛在阻力并積極支持相關培訓計劃方面可以發揮關鍵作用的地方。

2.使流程透明

從規劃階段到項目完成，應確保每個步驟都有記錄，并且所有公司和組織單位都可以追溯。 在引入企業內容管理等新工具時，必須讓員工盡早“加入”并清楚地傳達好處和目標。微軟的一項研究表明，48% 的受訪員工強調了他們對數字化轉型以及在自己辦公桌上從模擬流程向數字流程的轉變的擔憂。 這需要仔細和信任的說服。

3.部署正確的解決方案

在幾乎每個領域，公司都可以優化其當前的核心流程，最重要的是，他們可以簡化它們。 如今，數字控制應用程序用于質量保證和流程監控，并且通過培訓應用程序提供培訓計劃。 現在，整個工業自動化領域隨處可見：汽車工業、工廠和機械工程、食品工業或醫療技術。由于可以不受時間和地點限制地訪問所需信息，因此負責人將受益于更快速的流程處理，并且始終能夠提供信息。

結論

有計劃地推進、聚焦目標、帶領員工一起前進：這些是業務流程數字化中非常重要的關鍵方面。 這不僅僅是節約成本的問題。更重要的是為提高生產力和實現意義騰出機遇，而流程管理系統等技術可以提供決定性的幫助。