隨著業務的增長，管理業務流程可能變成一件令人生畏、讓人無從下手的事情。如果出現以下問題，就要考慮需要為企業引進業務流程管理系統（BPM）了。

何時引入BPM

1、多個系統中輸入了相同的數據

企業不斷發展過程中，建立了很多獨立系統，他們對企業起了非常大的作用，但現在卻為企業帶來了巨大的拖累。數據的激增和信息孤島問題的重現，當每個部門使用不同的系統進行數據輸入時，他們很有可能在不同系統中同時錄入相同的數據。耗費了企業大量的時間和資源。

2、大量的Excel通過電子郵件審批

但是過多的使用電子表格來作為會簽審批的工具，那就會適得其反。有不少企業喜歡使用Excel表格來完成簽批的工作，讓它們在一個郵箱到另一個郵箱中流轉。大量的電子表格會把企業每個人的郵箱搞得亂糟糟。如果要在電子表格里簽字，那么不期而遇的改動甚至可能時常發生。一來，你得到的版本可能是經歷了其他人所做的更改版本。二來，要想每個版本都交付到列表中審批的每一個人，那么審批的時間可能還會大大拉長，影響效率。

3、使用紙、Word或PDF表單

使用紙張，會增加手工操作的風險。同時紙質信息缺少責任的歸屬和數據所有權，也占用了企業許多存儲空間和管理風險。另外及時廢棄紙張，考慮用Word和PDF表單。就像Excel電子表格一樣繁瑣。有時PDF文件甚至會讓你覺得比管理紙質文檔更痛苦。因為，需要專門的軟件同時編輯。

4、無法適應或更新的遺留系統

在許多遺留系統中有很多核心數據。另外企業遺留的系統過于僵化，無法適應新的商業機會。假如它難以更新，企業是很難用高額的費用維持它或轉用別的系統的。因為一旦失敗，可能給企業帶來的是致命的打擊。企業進入新市場的機遇，又因為升級而造成大量的損失時，往往舉棋不定，不知道應該如何應對。

5、自行開發軟件或軟件解決方案，難以維護和修改

大部分企業針對會計、人力資源、庫存控制都有獨立的自主開發軟件或軟件解決方案。那么，開發人員出現流動時，你可能無法找到合適的人對系統進行任何更改或維護了。

結語

使用BPM是成熟商業體向成功邁進的一個標志。它會給企業帶去陣痛，但同時也會給你的企業帶去自動化業務的長久便利。