業務流程管理（BPM）工具一直是業務管理和流程優化不可或缺的一部分。由于疫情阻隔了所有工作、聚會和許多面對面的交易，企業不得不轉向數字解決方案來滿足他們的所有要求。

這導致越來越多的公司選擇可以幫助自動化和管理其業務運營和工作流程的軟件。然而，市場上有大量的BPM工具，找出適合的解決方案似乎很難。

BPM業務流程管理

要找到完美的配合，您需要熟悉BPM工具的功能以及它們如何幫助您的日常運營。您應該購買基于云的系統還是內部部署系統？您應該專注于文檔管理還是數據分析？了解這些功能將有助于您回答這些問題。

什么是BPM，它如何幫助您的業務？

業務流程管理系統是一種工具或平臺，可幫助您對各種業務活動進行建模、設計、部署和維護。您可以使用此工具確保有效的協作和更高的效率。

這些軟件解決方案旨在解決企業的日常問題或自動化繁瑣的任務。使用合適的BPM軟件，您可以：

  ●創建和管理復雜的工作流程

  ●確保與不同地點的不同部門進行協作

  ●監控和分析事件和流程

  ●為不斷增長的業務優化現有運營

盡管BPM的核心工作方式類似，但其獨特的功能可以滿足每個公司的特定要求。我們總結了2022年BPM工具必須具備的12大功能，以此進一步認識BPM。

一、可視化工作流程

工作流的可視化是BPM工具的一個重要功能，因為它可以幫助那些缺乏或沒有編碼知識的人理解和遵循業務流程。任何BPM系統中的流程流程圖都通過編碼、文檔或視覺效果來實現工作流。如果你有一個可視化的工作流程，整個流程可以被繪制出來以便更好地理解。在這種情況下，每個步驟都可以被跟蹤、分析和改進。基于活動和業務步驟的可視化工作流致力于讓用戶專注于流程，而不必擔心異常、極端情況表示等。對于非程序員來說，這個功能是必須的。

二、表單生成器

在當今虛擬工作空間的時代，收集信息已成為許多企業面臨的挑戰。因此，功能強大的表單構建器成為BPM中的必要功能。使用它，您可以捕獲、編輯和存儲結構型數據。每個業務流程都需要為各種目的創建表單。大多數BPM工具提供簡單且可自定義的表單選項，可以根據組織的需要創建和修改這些選項。

三、基于角色的訪問控制

在任何數字系統中，安全都成為一個主要問題，尤其是在涉及敏感數據時。您的BPM系統必須能夠保護您的數據。這包括授予編輯訪問權限或限制查看某些信息。BPM基于角色的訪問控制，這意味著用戶可以根據其工作角色或更高權限的批準來訪問敏感信息。通過這種方式，您可以控制某些領域的活動。

四、移動支持

移動支持在2022年至關重要。如果您的BPM不支持移動設備上的應用程序，那么它可能對您的許多用戶毫無用處。現在的人們喜歡隨時隨地工作。因此，您需要確保您的工具可供他們訪問，而不受地理位置的束縛。這里的理想解決方案是選擇一個云BPM工具，它為移動用戶提供完整的訪問功能，同時對多個平臺具有高度的適應性，無論是iOS、Mac、Windows還是Android。

五、流程運維監控管理功能

隨著對數字媒體依賴性的增加，您必須為系統崩潰、錯誤或故障做好充分的準備。因此，強大的管理功能對于您的BPM軟件至關重要。有時，工作流會因異常的用戶操作而停止，這可以通過強大的管理功能解決。

六、管理駕駛艙模板

新的BPM工具具有無需咨詢專家即可解決此類問題的方法。它要允許任何管理員都可以訪問該工具、修復故障、重新分配任務、刪除或移動項目以及根據需要編輯表單。因此，具備可視、易懂的管理儀表模版極為重要。

七、與第三方系統集成

選擇BPM工具時最大的優勢是它是否與企業現有的軟件和應用程序兼容。與第三方應用程序集成是BPM系統中的一項寶貴品質。沒有它，您最終將花費大量時間傳輸數據和切換平臺。

八、通訊自動化

如果一個人使用太多應用程序，就很難跟蹤任務或相關事件的更新。因此，通訊自動化對企業非常有幫助。通訊自動化包括即時通訊、電子郵件、短信、通知等。例如，您的工具應該能夠在即將舉行的會議或活動開始之前的某個時間通知員工，這樣人們就不會錯過重要的任務。通訊自動化還有助于確保及時交付任務并確保及時通知相關信息。

九、報告和分析

您的BPM系統的目標不僅應該是優化您的工作流程，還應該是提供有關流程和指標的詳細報告。沒有洞察力和報告，就不可能跟蹤企業在效率和收益方面的進展。與報告和分析相關的功能包括預先構建的流程統計數據、表單數據報告、可定制的儀表板、導出相關報告的能力以及對每個策略的市場表現的洞察。報告應該還能夠顯示完成每個工作流程步驟所花費的時間、打開的請求或任務、產品或服務拒絕的比率等等。

十、性能和可擴展性

BPM系統的性能取決于用戶數量、集成應用程序的類型和強大的后端支持。任何熟練的工具都應該具有流程績效指標，以幫助企業識別問題領域并做出有效決策。要考慮的另一個方面是可擴展性。眾所周知，任何軟件的性能都會受到用戶數量和使用范圍的影響。確保您選擇的軟件具有足夠的帶寬來擴展您不斷增長的業務并相應地進行調整。

十一、文件管理

您的BPM工具需要能夠管理大量文檔。每家公司都有大量數據需要存儲、管理和分析。因此，他們的管理軟件應該擅長這樣做。最好的解決方案是創建一個系統范圍的文檔存儲庫，員工可以在必要時訪問和管理這些文檔庫。數據應該是安全的，但觸手可及，以便快速成功地開展業務。

十二、RPA流程機器人

機器人流程自動化（RPA）如今不再是新興概念，而是正在演變為企業提升整體效能的必備工具。企業數字化轉型新標配－RPA流程機器人正不斷地被引入國內的中大型企業。根據行業的最新發展，我們認為RPA是企業流程數字化再造的低成本工具，是數字化企業發展的關鍵一步，具有非結構化數據和減少人工交互兩大核心特點，其關鍵技術是非結構化數據的處理。

結論

盡管上述功能是任何BPM軟件的必備功能，但不同的企業對不同的功能有獨特的需求。最佳的BPM實踐是分析您企業的需求，研究可用的工具，并最終確定最適合您的工具。