在許多企業內容管理軟件系統里，工作流都是標準的功能。在某些情況下，它可能會被市場化定位為流程管理，因此理解其不同是很重要的一件事情。作為對比，BPM工具套件（BPMS）包含有工作流，在額外功能需要之時應該被使用到，因此它一般包含在大部分的案例管理應用之內。
本文用一個簡化的購買訂單流程作為例子，檢查了傳統工作流與BPM的不同。
非結構化的內容—通常是紙質文檔的電子替代品，在業務中有著特定的生命周期。在這個例子里，我把生命周期定義為一段內容對業務運營有用的一段時間。非結構化內容的例子可能是一份購買訂單的電子圖像，許多業務均使用的公共文檔等等。電子文檔在業務的不同工作者之間流轉，許多工作者需要引用這些文檔來完成其工作。工作流可定義為在其生命周期內一段內容被路由所包含的步驟。
作為工作流操作的一個例子，讓我按們步驟來走查一遍一份購買訂單業務流程的工作流。如果你跟著一張購買訂單在生命周期所經歷的步驟走一遍，你就能更好地理解工作流究竟是什么。在本例中，請想象一下一家辦公室設施供應商接收到了一份要求新的辦公設備供應的訂單。
如果收到的是一份紙質文檔，這份購買訂單將先被掃描，然后該購買訂單的一幅電子圖片會被創建出來（或者，可能它已經作為PDF文檔或通過電子數據交換EDI傳輸過來）。這是購買訂單文檔工作流的第一步。圖片被送達訂單輸入文員的工作隊列處等候處理。通過瀏覽該圖片，文員把產品和數量輸入到企業資源計劃（ERP）的訂單處理應用系統中。裝運人員則完成來自于ERP系統的訂單，但他是登入到內容管理系統，在里面通過復核原始購買訂單來確認裝運。裝運人員然后將購買訂單導向到財務部門，財務人員電子化地將訂單標記為完成，更新客戶發票號相關聯的文件，并把該圖片保存5年。
這個例子顯示了工作流作為在流程中穿越的紙質流的自動化過程。我們沒有物理地移動紙件文檔，相反，我們通過一序列的工作任務電子化地移動該紙張的圖片。現在，我們來看看BPM可以如何對該流程加以改善。
BPM既是策劃業務流程的基礎，也是持續優化業務運營方式的商業規則。為了滿足全面的BPM需求，需要一套集成的業務流程工具（BPMS）。BPMS可對業務流程進行理解、自動化以及優化。對文檔進行路由只是BPM其中一個元素。讓我們再次回顧一下購買訂單的例子，不過這一次我們是以BPM為背景。工作流的目標是按預設的次序以文檔圖像的電子化移動來替代文檔的物理移動。BPM的目標是從總體上進行業務流程管理，并利用以流程為中心的技術對其進行優化。
BPM始于對已有的業務流程進行定量分析—也即業務流程分析（BPA）。為了實施BPA，首先你需要確定已有流程的基本特征。這一基線是通過發現業務流程的當前狀態的細節來確定的。發掘出當前狀態之后，第二步就是開發出一個對未來狀態加以改進的流程設計。通過理解當前流程狀態的屬性，并捕捉問題或改進機會，業務分析師獲得了對需要進行哪些改變以優化流程設計的理解。當BPA工具成為BPMS的一部分時，建議的流程設計就可以被直接導入到流程設計器或建模界面里，并進行業務邏輯的配置。
假設用這個購買訂單例子辦公設備供應商已經完成了對已有的訂單輸入流程的分析。分析確定，訂單輸入流程可通過消除不必要的活動并自動化其他的一些活動來加以合理化。在業務分析師將新的流程提交給開發部門實施之前，新的設計要進行模擬仿真。進行模擬是為了確認新流程將如何執行。通過各種不同的“如果…怎樣”的場景模擬，訂單輸入流程及資源分配不斷進行變化，直到設計好優化的流程。開發部門然后用新的流程設計創建出新的訂單輸入應用。
現在，當辦公設備供應商接收到一份購買訂單，它馬上就掃描。來自紙質文檔的特定的信息被自動識別并析取出來。相對于工作流，BPM的一個明顯的優勢是，它可以集成已有的應用，并通過精心的設計與那些應用進行交互。
BPM系統將從掃描的訂單上析取出來的客戶信息與客戶關系管理系統（CRM）上的數據進行比對來進行驗證。基于新的訂單輸入流程，如果購買的訂單來自于新客戶，BPM系統就把客戶信息添加進CRM系統數據庫中。這個在系統之間的自動化步驟被證實節約了時間和金錢。使用BPM的另一個好處是辦公設備供應商現在可以直接接受網上的訂單。對與已有應用的交互進行精心策劃，并與之集成是BPM相對于工作流的關鍵優勢所在。
BPM軟件連接了其他系統上的那些需要通訊但又沒有集成進來的點。比如說，從購買訂單析取出來的產品信息可以直接錄入到訂單管理應用。類似的，在產品被打包送交客戶之后，BPM系統可以將運輸和投遞的狀態信息傳給客戶通信應用，由該應用發送提醒性質的、個性化的電子郵件以及信函通知。
利用BPMS，辦公設備供應商也可以監控每一份訂單的處理流程以及新訂單輸入應用的訂單處理趨勢。供應商實施了業務活動監控（BAM）來跟蹤動、訂單狀態及異常情況。當訂單出現問題需要人工干預時，BPMS可以把必要的人工步驟編排進來去解決相關問題。具備協作工具的BPMS可以更有效地在以人為基礎的流程和以系統為基礎的流程之間遷移，以確保流程的平滑流轉。BAM模塊現在則可以根據需要統計性地跟蹤整個訂單輸入流程的生命周期，從訂單接收開始，到訂單實現為止。
BPM被誤以為是更先進的工作流，或者被視為工作流，這一點可以理解。許多公司以內容管理的實施開始，其目標是減少紙質文檔的使用。隨后進入企業內容管理（ECM）實施階段，以受控的電子化文檔影像替代物理文檔的搬移。這就是工作流。BPM提供了比電子化文檔搬移更多的東西：這是一個以技術為基礎對業務流程進行理解、自動化以及優化的方案。復雜的業務流程是人員活動和自動化活動的混合。
當用戶執行人工活動并與BPM應用進行交互時，接口界面應當是直觀、靈活、開放的，這種直觀和靈活應該可以讓用戶能利用自己的判斷做出決策，而開放和靈活則應該可以讓用戶要么直接與之交互，要么可以利用其他應用如電子郵件與之進行交互。流程編排包括了與已有的后端辦公應用的集成。任何應用都可以設計為可相互對話，但這種對話要達到哪種層次的效果呢？你需要寫代碼，還是只需簡單地配置流程模板就能進行應用集成？
無論你使用的是工作流還是BPM，重要的是降低總體的環境復雜性，通過使用單一的、集成的平臺，以足夠靈活的方式編排任何類型的流程，以足夠開放的形式容易地與其他應用集成，且具備足夠的健壯性，可從小規模做起，擴展到處理大規模的業務。
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