Gartner最近的一項研究表明，在過去幾年中，RPA 一直是數字化轉型的熱點，企業可以通過 365 ，7X24全天候運行機器人來顯著提高其生產力和效率，而不需要人工。 COVID-19新冠疫情給全球企業帶來了運營轉變，類似RPA的自動化技術顯得尤為重要。
讓我們一起揭開 RPA 的神秘面紗，分析 RPA 的業務價值，并分享企業在嘗試運用這項技術時面臨的共同挑戰。
RPA 是一種創建 RPA 機器人的軟件解決方案。RPA 機器人經過腳本或“訓練”來模仿人類在業務過程中的手動操作，通過自動完成人工操作實現工作自動化。
RPA 的最合適的應用場景通常具有以下特點：
● 重復性： RPA 的核心價值是替代重復性人工操作。重復性越高，RPA的價值越高。替代每天1小時的重復工作，比替代每個季度8小時的工作顯然更有價值。
● 規則簡單：RPA適合那些不怎么需要人工認知判斷的工作，因為獨立的 RPA 缺乏做出判斷決策的認知能力。
● 標準化：流程工作不應頻繁更改，應遵循預定義的步驟。
● 數字化：整個過程中的輸入和數據以數字化方式存儲或訪問。
鑒于上述幾點，財務、人力資源和 IT 等后臺職能通常具有 RPA應用機會。但即使符合上面幾點的工作場景，RPA 也不一定是靈丹妙藥。
舉個簡單的例子，假設分析師提取每日銷售數據，但每次必須花費 30 分鐘重新排列數據以執行進一步的分析。雖然 RPA 可以消除分析師在重新排列數據列上所花費的時間，但在這種情況下它不一定是最好的解決方案。數據倉庫或者商業智能軟件具有提取分析師所需數據的功能，可能是比RPA更合適的解決方案。所以，在采用 RPA 作為解決方案之前，請先考慮是否現有其他現成的替代方案。
盡管RPA發展迅猛，但很少有企業能夠大規模落地和推廣RPA應用，我們可以分析一些具體的原因。
為了實現更快的部署速度，構建 RPA 機器人最初主要依賴于圖形用戶界面 （UI），通常我們通過鼠標和觸屏進行用戶界面（UI）的交互。 基于UI的機器人經常面臨的挑戰是應用程序的用戶界面布局并不是固定不變的。商用或自研軟件有時會更新用戶界面設計和布局，假如RPA機器人開始設定為單擊位應用程序界面的某個特定位置的按鈕，而這個按鈕在軟件更新后可能會移動位置。在這種情況下，機器人可能會失敗并需要重新訓練。因此，部署基于用戶界面的 RPA 機器人雖然能快速上線，但這些持續維護的風險，不但會減弱自動化的價值，反倒可能成為IT的負擔。
另一種能夠提供更穩定和可持續流程自動化價值的方法，是基于應用程序編程接口 (API)的流程機器人。基于API的流程機器人可以在屏幕后面執行命令，從而消除屏幕加載的等待時間，并且不受用戶界面UI 變化的影響。此外，以這種方法部署流程機器人可以提供更大的靈活性、適應性和安全性。當然，基于API的流程機器人需要目標應用程序提供相應的 API接口，而隨著軟件架構和企業IT能力的不斷提升，無論是商業軟件還是自研軟件，提供API接口已經變成一種通用的基礎能力。
企業通常會從手動數據輸入這些單點任務的自動化中快速取得成果。隨著自動化的不斷深入，端到端流程的流程自動化變得越來越重要。和單點任務自動化不同，多步驟復雜流程的自動化需要采用不同的技術工具，比如業務流程自動化（BPA）軟件。
多步驟的業務流程大幅增加了流程自動化所需的集成、規則決策、多用戶交互和權限策略。此外，端到端流程自動化很可能需要多個機器人協同工作。只要一個機器人失敗，流程中的后續機器人可能不會被觸發，整個流程也可能失敗。但是和RPA單點任務自動化相比，端到端業務流程自動化（BPA）提升了整個流程的效能和自動化能力，從而能夠創造更深遠持續的價值。
企業傾向于 RPA 的快速上線部署，但是往往很少考慮與機器人的長期共存需要的相關工作，比如：
● 機器人需要用戶身份驗證嗎？
● 機器人訪問數據和應用程序需要哪些安全控制和權限？
● 對審計和合規會產生什么風險？
● 誰將監督和管理機器人？
● 誰將監控這些機器人以確保其正確執行？
● 如果機器人無法正常運行，企業應該聯系誰？
RPA 確實可以節省大量成本，尤其是在重復性手動流程更為普遍的后臺運營中。企業潛在 RPA 收益很高，作為降低成本、改善客戶體驗或促進業務增長的長期戰略要務，需要對 RPA 的價值進行更全面的量化分析，分析哪些場景適合采用基于UI用戶界面的RPA機器人，還是基于API接口的流程機器人，以及評估相關的維護工作和風險。
企業應該認識到，企業自動化需要很多工具和RPA結合在一起完成，比如端到端的業務流程自動化（BPA）和集成平臺即服務（iPaaS）軟件。
