我們都知道業務流程分析有助于了解工作流程或業務流程中哪些部分的有效性。例如，找出流程是否達到其目標；發現常見的延遲和阻礙因素；觀察團隊和個人在流程中工作的一致性；確定技術需求來提高效率；以及確定需要改進的領域。那么，分析業務流程需要遵循哪些步驟呢？

步驟一：選擇要分析的流程

根據要實現的業務成果確定要分析哪些流程。例如，該流程可能與收入、成本、利潤或任何其他關鍵業務功能相關。您還可以選擇一些長期未審查的舊流程。或者，您可以選擇一個新實施的流程，來測試新流程是否貼近實際業務。

此外，還有幾點要記住：專注于分析建議，設置完成審查的截止日期，可以從 2 周到 6 個月不等；如果流程復雜且耗時，您可能創建一個小型工作組來聚合審查。

步驟二：收集流程信息和 KPI

在一處收集與流程相關的所有原始信息。信息可以是不同類型的，例如流程圖、所涉及的團隊和個人列表、文件和文檔、個人訪談的筆記、電子郵件線程等。建議在適用的情況下收集每個步驟的關鍵績效指標。

有幾點需要注意的是：

1.需要非常詳細地收集必要的信息，這樣不至于經常往返地補漏信息；

2.收集過程中，即使現階段不能完全掌握流程全貌也沒關系；

3.多與流程上的參與者溝通交談以確定KPI和流程措施

步驟三：創建流程圖

現在您需要解碼所有信息并創建結構化流程。這是分析中最長也是最耗時的步驟。在實施創建流程圖之前，請確保您了解創建流程圖（例如工作流圖）的常用工具和技術。

流程的可視化地圖將增加您對業務領域的理解，并為您提供關鍵組件的鳥瞰圖。詳細的流程圖將使您能夠有效地完成后續步驟。

但在這里，仍然要記住幾點：

1.根據您的習慣使用豐富的顏色編碼和速記符號。例如。紅色突出顯示瓶頸步驟。

2.使用數字軟件代替紙張來創建流程圖。這將顯著減少您的精力和時間

步驟四：分析流程

創建流程圖后，讓我們繼續進行最重要的分析步驟。分析需要對 KPI 和措施的有效性有深入的了解。您需要查看以下分析領域：

A．需求分析——如果您可以不使用此流程或此流程的一部分，是否有任何多余的部分可以刪除？這個流程是否符合管理層或客戶的要求？

B.延遲分析——如果任何組件花費太多時間并成為瓶頸，您是否需要技術、資源或資金來防止這種延誤？

C.資源分析——是否有任何流程步驟占用了過多的資源或成本？你能降低任何成本嗎？你能提高任何人的效率嗎？您可以自動執行某些手動任務嗎？

步驟五：制定行動計劃

現在您已經分析了流程并確定了明確的問題區域，是時候關閉循環并實施行動計劃了。以下幾點總結了制定行動計劃的主要活動：

1.制定以行動為導向的戰略，以改善短期、中期和長期的流程

2.定義目標、關鍵結果、有效措施

3.確定必要的操作，例如管理層簽字

4.讓 HR 參與人事變動

5.讓 IT 參與技術自動化

6.定義一個緊湊的時間框架

7.監督整個進度并建立一致性

8.使用連續的反饋，這樣可以幫助你回去改變的初始分析

業務流程分析是流程改進中必不可少的工作，也是需要非常細致對待的工作，它為流程改進提供了堅實的基礎，也是業務流程管理中不可忽視的重要單元。