組織協作是必不可少的。每當您計劃和管理一個項目時，這就是確保團隊和利益相關者能夠開始運行的方式。與授予每個人相同的項目訪問權限不同，定義角色和職責允許您控制訪問并共享對每個角色最有意義的聯系和信息。

鑒于許多項目的規模、需要利用多個專業領域，制定強大的協作計劃可讓組織更靈活。合作促進了認同，并為利益相關者提供了以有意義的方式做出貢獻。 

讓我們回顧一下常見的協作角色、它們在敏捷團隊中的表現方式以及團隊形成的階段，以便您可以確保優化自己團隊的組織。 

協作角色 

如果團隊能夠在整個項目生命周期中保持高效、專注、溝通和充滿活力，則協作效果最佳。通過使用明確定義的角色，您作為項目經理或項目所有者可以確保每個人都可以在正確的時間訪問他們需要的資源和支持。

如果這些角色是自行定義的或在沒有充分計劃和考慮的情況下組合在一起，您的團隊就會冒著讓環境定義協作的風險。如果沒有明確的方向，項目經理可能會被迫承擔額外的責任。 

常見的團隊項目角色 

A．項目所有者（項目業主）

項目業主對項目承擔最終責任并做出最終決定。他們承載著團隊的愿景，并圍繞一個共同的目標將其他人聚集在一起。確保整個團隊以及與利益相關者保持一致是這個角色的關鍵部分。 

由于項目所有者負有最終責任，因此他們需要在整個項目中具有很強的可見性和清晰度。（專業提示：可視化項目狀態和工作流程可以使世界變得不同。）如果您是項目所有者，請盡您所能建立強有力的溝通并為團隊提供所需的支持。

B．項目執行者 

在團隊中，您通常會發現幾個執行與項目相關的任務的執行者。這些團隊成員在主題專家的支持下（視情況而定）直接從事實施工作。 

他們在項目上的直接工作為他們提供了實地的視角和經驗，使投入的工作變得有價值。然而，在與他人合作時，其視野可能會受限，不一定能看到更大的圖景。為執行者設定愿景可能有助于保持他們強烈的合作意識和專注力。

C．專家 

主題專家是項目的重要組成部分，幫助回答問題、在路線圖中構建細節、通過分享最佳實踐提供洞察力，并在團隊中其他人需要專家觀點時提供替代方案。 

專家通常在內部，但也可以與內部團隊一起使用。專業項目可能需要與您的組織合作或與特定聯系人合作的外部專家。作為專家，這些團隊成員有非常寶貴的見解可以與項目所有者和執行者分享。 

D．利益相關者

您的組織可能有多個利益相關者，他們對項目本身有濃厚的興趣，但在項目規劃和執行中的角色更加獨立。這些人通常是項目所有者向其報告有關里程碑和進度的持續狀態更新的人員。 

由于沒有兩個利益相關者在組織或項目中扮演相同的角色，因此您定義他們對項目的貢獻的方式可能會有所不同。例如，高級主管利益相關者可能需要經常更新項目的進展情況，而不同部門的團隊負責人可能會為您的項目提供基本數據，并且只需要在相關里程碑時更新。 

建立敏捷的團隊 

每當工作需要實時、流暢的協作時，圍繞一些敏捷的話題和scrum方法很流行。

這種項目管理風格涉及各種團隊成員和利益相關者系統地瞄準項目，而不是強調正式的角色和責任。由于角色定義松散，團隊更加靈活，可以快速適應不斷變化的需求或更復雜的協作項目。

盡管集群聽起來與定義的角色不兼容，但您可以通過圍繞集群模式或特定場景進行組織來與您的團隊一起使用集群方法：

集群模式：具有簡化協作角色或配對團隊成員的項目可以為您的協作帶來更多組織。例如，將多個執行者角色與專家配對。

團隊組建的三個階段

當您開始在一個新項目上或與一個新團隊合作時，當團隊聚集在一起時，您將經歷不同的階段。每個團隊的具體任務和活動都是獨一無二的，并反映了項目實現目標所需的責任。 

A．過渡階段

第一階段是關于規劃團隊協作、組織計劃和建立團隊成員角色。這可能還包括早期事實調查和項目規劃。

1.選擇角色：在協作開始之前，您需要圍繞目標選擇角色。查看團隊成員的現有角色和背景，了解它們與項目的關系。此時，過去的經驗可能特別有價值。

2.委派任務：從具體任務開始，開始根據角色制定職責分解。委派任務并確定您將如何協調整個項目的活動。

3.授予訪問權限：讓團隊輕松共享重要的文檔和信息。將所有文檔保存在共享工作空間中的云端通常是最好的方法。在開始協作之前圍繞授權做出決定可以簡化人際交往和行動階段。

B．人際階段

與過渡和行動階段重疊，人際關系階段反映了整個項目中發生的溝通、沖突管理、利益相關者管理和團隊建設。

1.利益相關者管理：通過管理期望和定義貢獻，您可以更有效地將外部利益相關者引入項目。利益相關者管理計劃應考慮到角色、職責、影響和對整個項目的重要性的差異。

2.溝通計劃：協作需要團隊成員、外部利益相關者、贊助商和執行團隊之間的緊密溝通。花時間制定溝通計劃，以確保正確的時間向正確的人傳達正確的信息。

3.激勵和鼓勵：保持團隊的積極性應該是人際交往策略的核心部分。失去的動力以后可能很難恢復，這意味著如果早點開始并且有意識地開始，可能會得到最好的結果。 

C．行動階段

當您開始合作時，將扮演溝通和協調角色。您可能會根據新發現和進步決定重新審視已建立的角色。 

1.活動協調：管理團隊的活動是一個持續的過程。

2.監控里程碑：當您朝著團隊的項目目標取得進展時，您將進行監控并做記錄。如果出現重大變化，您可以進行相應調整。

3.使用BPM工具定義角色并改善協作。 

借助BPM工具，您可以可視化并與團隊成員和外部利益相關者共享數據。為團隊創建一個在線空間，以便在實現目標的流程中進行協作、共享數據、發表評論和調查細節。