新的一年，人們往往要下定決心變得更健康、更快樂、更有效率。但這種決心不僅僅限制于個人。如果您希望團隊更強大，為什么不制定新年決議來改進流程以保持公司競爭力呢？

每個企業都遵循流程，但很少有人花時間將其闡明。事實上，根據BP趨勢報告在2016年的一項調查就表明，只有4%的公司總是記錄流程，而53%的公司從不記錄或偶爾記錄。這是一個問題，不了解其流程的企業無法確定它們是否成功。 

糟糕的流程會導致效率低下、員工倦怠和客戶不滿。但良好的流程可以提高生產力。讓您的團隊參與進來，并創造能夠確保客戶忠誠度和業務成功的產品。投資公司的流程似乎是一項艱巨的任務，但它會帶來回報。 

以下是您可以制定的一些新年決議，以確保流程改進并在新的一年開始時奠定堅實的基礎。 

團隊決議 

一家公司的好壞取決于它的團隊——只有當個人理解、同意并感受到啟發時，流程才能發揮作用。以下是一些關鍵方法，可確保流程幫助團隊成員高效且有目的地開展工作： 

A．快速的入職流程 

沒有什么比引入新成員更能顯示工作流程中的優劣勢了。貴公司的入職流程揭示了企業流程的關鍵方面，從誰擁有什么知識到如何存儲和共享這些知識都必不可少。 

隨著時間的推移，大多數公司都采用臨時流程，并且未能明確說明誰負責流程的哪些部分或記錄組織流程的溝通方式。這些公司沒有保留一個集中的信息庫，其中包含新員工需要完成工作的所有信息。相反，他們依靠現有員工向新員工展示的傳統方式完成新成員入職。這個過程可能會導致新員工效率低下和缺乏清晰的責任邊界，當一些員工遠程工作時尤其棘手。歸根結底，將公司流程的所有知識都保存在某些員工的頭腦中是有風險的，因為當這些員工離開時，這些知識也會隨之而去。

創建一個集中的、記錄在案的公司角色、流程和期望，讓新員工在開始新職位時就可以參考這些記錄，使新的團隊成員能夠從一開始就投入工作并富有成效。 

B．讓每個人都有機會聽取他們的意見 

如果團隊拒絕采用流程，即使是最好的計劃和流程也不會奏效。為了獲得對新流程的認可，向將要使用它們的人征求反饋至關重要。 

您可以從征求對現有流程的反饋開始。嘗試從每個人都使用的小型日常流程開始，然后逐步發展到更大的流程。從團隊成員到經理，從盡可能多的人那里獲得反饋。您對流程做出響應的人越多，對什么有效和無效的看法就越明確。此外，人們會感到受到重視，知道他們的意見很重要，這將增加他們未來采用新流程的可能性。 

C．設立更多團隊參照 

一旦您決定改進團隊流程，請制定另一個決議，讓團隊就如何使用這些流程來完成最有效和最有目的的工作以實現團隊目標保持一致。 

讓團隊參與重新設計流程的整個過程，將它們納入規劃現有流程的工作方式、可以改進或消除的內容以及哪些流程可以更好地工作。創建新流程后，與每個團隊成員進行溝通，以便他們了解新的期望，以及新流程將如何影響他們的角色。

使用技術直觀地記錄工作流程、角色和期望。您可以使用項目管理時間表和虛擬白板等功能來說明團隊的流程，使用溝通地圖來確定誰負責哪些職責，以及誰應該向誰尋求指導。

安排一對一詢問，以便從使用新系統的員工那里獲得持續的反饋，將有助于在混合工作環境中工作的團隊成員，并確保每個人都感到被傾聽并意見一致。

D．效率決議

既然團隊已經明確了角色并在目標上保持一致，是時候創建使工作變得精簡和高效的流程了。

E．消除瓶頸

要確定現有流程的工作情況，請嘗試創建流程圖。流程圖直觀地捕捉了流程是如何工作的，讓您可以鳥瞰誰在何時、何地、做什么。 

流程圖完成后，團隊可以查看并評估事情的運行情況，識別冗余和瓶頸以及正在運行的內容。它還有助于確定每項任務當前需要多長時間，以及可以采取哪些措施來提高效率。

在創建和評估流程圖之后，您可以設定新目標并制定新的工作流程，以簡化流程并提高效率。

F．提高流程的投資回報率

團隊中的每個人都希望投入的工作能獲得良好的回報。如果您不知道自己的目標是什么，即使是最好的流程也無濟于事。因此，為了獲得最大的收益，請確保團隊清楚他們的目標是什么，以及為什么這么做：你想增加銷量嗎？創建新產品嗎？如何做到超過上一季度的收入？ 

G．確定目標后，決定如何衡量成功，然后一次又一次地衡量。測試和評估流程可為您提供是否達到目標的真實信息。如果沒有達到，是時候回到繪圖板并調整流程并進行改進，從重新分配角色到投資培訓或新技術。 

H．通過自動化部分流程來減少繁瑣的工作 

您的團隊成員將寶貴的技能帶到他們的工作中，不要讓他們將有限的資源花在機器可以完成的任務上。根據麥肯錫的一份報告，大約60%的職業有至少30%的活動可以自動化。如果這些任務是由員工完成的，可能會導致員工的倦怠、生產力的降低以及員工敬業度的下降。 

通過使用技術來完成團隊的繁忙工作，簡化流程并讓員工做他們最擅長的事情，從而扭轉低效率的問題。 

I．文件決議

一旦您制定了新年決心以進行流程改進，記錄這些目標至關重要，團隊才能真正實現這些目標。 

J．創建流程文檔的共享庫 

您已經確定了改進流程和更快完成工作的方法，現在是捕捉這些目標并記錄新流程的時候了，每個人都可以共同努力實現一個共同的、明確的目標。 

創建共享庫可幫助現有員工了解團隊的期望，以及向誰尋求幫助；它還可以幫助新員工更快地入職，并清楚地了解他們需要做什么以及如何做；有助于混合工作環境中的團隊成員，確保每個人無論是否在現場都能獲得相同的信息。

直觀地記錄流程 

頭腦風暴、記錄和實施新流程不一定是一件繁重的事情。它甚至可以是令人愉快的，將團隊聚集在一起，為從瓶頸到溝通故障的所有事情找到最佳解決方案。 

為了幫助團隊集思廣益并創建新流程，以清晰、引人注目的方式捕捉每個人的想法。從頭腦風暴會議中選擇最佳想法和流程后，使用BPM工具創建工作流、流程圖和溝通計劃，以直觀地記錄流程。