bpm系統把工作從一個執行者傳遞給另一個執行者。這些系統能夠平衡一組執行者的工作量。一旦執行者接到指派的工作，bpm系統就開始提示他們，并提供給他們完成該工作所必需的權力和活動時間表方面的信息。同時bpm系統也提醒執行者在指定時間內沒有完成的任務。如果有工作沒有被完成，bpm系統能夠通報給監管人員并使其逐步完成。監管人員可以輕易地跟蹤每個流程的進展，并積極主動地對意外采取正確的行動或反應。諸如此類的功能使得組織能夠消除延遲和低效，作為回報將是成本的縮減和收入的增加。
erp系統本身并不能提供這樣的功能。即使是那些擁有工作流程系統的erp系統，也不能提供綜合性的流程計劃和流程監控能力。
但是并不是每家企業都要用bpm系統，還是要根據企業的實際情況來定奪。
企業是否進行流程管理，主要還是看企業當前的規模以及是否開始進行規范化運作階段，如果所有事情都由一個人或幾個人拍板決定就不需要 如果企業達到一定規模推行流程管理還是很有必要，可以從流程管理中清晰界定業務的端到端流程并將一些隱性的知識顯性化，精細化管理并從中找到優化點。
