為了保持流程平穩運行，有必要定期進行流程分析。這可以使企業的流程、業務和更廣泛市場的變化保持一致。企業并不必等到年度回顧時才進行流程分析。如果您確定了一個看似效率低下的流程，那么進行特別分析也是一個明智的想法。

通常，審查流程是否成熟可以從以下跡象判斷：

● 這項工作花費時間比預期要長；

● 員工的反饋表明流程不是最優的；

● 來自質量控制或客戶的反饋表明輸出質量不符合預期；

● 對于所涉及的工作來說，該流程似乎是資源密集型的；

● 與工藝相關的成本高于預期，影響投資回報。

還有其他因素可能會產生同樣的跡象。除非進行徹底分析，否則您不會真正知道流程是否低效。一般流程分析主要有以下5個步驟：

1.確定要分析的流程

流程分析的第一步是決定要分析哪個流程。對于例行審查，可以選擇在整個業務中經常運行的流程，例如招聘實踐、員工入職或項目啟動流程，或財務審批流程中的報銷費用、管理采購訂單流程。甚至您可以選擇分析一個新實現的流程，以檢查它的工作情況。

2.收集有關流程的信息

一旦選擇了要分析的流程，企業就需要收集盡可能多的關于流程當前如何運行的信息。例如通過文檔記錄，涵蓋操作程序、質量手冊，也可以通過采訪工作人員及其經理來實現。

如果可以的話，也值得觀察當前的工作流程，以便了解所有階段是如何組合在一起的？以及團隊或部門之間的工作是如何分配的？在這個階段不要吝嗇，一定要花時間徹底研究這個流程是如何工作的。

3.規劃現有流程

第三階段涉及繪制當前或“現狀”流程。這是關鍵階段，因為它允許流程相關者可視化各個流程在實踐中的真實情況。收集到的所有信息，都需要以邏輯、結構化的方式進行組織和呈現。有幾種方法可以做到這一點，包括簡單的業務流程圖、業務流程映射和符號工作流圖、泳道圖和SIPOC。

SIPOC代表：供應商、輸入、過程、輸出和客戶。它不同于其他技術，因為它沒有按照發生的時間順序安排流程步驟。相反，它分別關注這5個流程元素中的每一個。

4.分析流程

到了這個階段，企業可能已經清楚現有流程隱藏的低效處。這是您使用簡單問題進一步探究流程績效的機會，例如：

流程中的哪些步驟最具影響力？我們如何改進這些步驟？哪些步驟取決于其他步驟？這種依賴性會減緩這個流程嗎？可以刪除或修改嗎？這些步驟有沒有必要？流程中哪里有意外的延遲？是什么導致這些延誤？是否可以通過額外的資源或技術簡化任何步驟？整個流程的資源需求是什么？它符合預期嗎？

這一步最重要的是讓流程相關者參與分析，包括與所做工作關系密切的參與者。

5.確定潛在的改進

流程分析的最后階段是確定流程中可能的改進。利用您在分析階段學到的一切，可以發現未來可以改進的領域。這些領域是什么，以及你應該如何改變它們，對于你的業務和組織目標來說都是獨一無二的。

請記住，在這個階段改進是假設的。你需要將他們付諸行動，并對他們進行監控，以真正了解他們是否推動了你所期望的變化。

至此，企業將從分析轉向改進，并在設計階段加入更廣泛的業務流程全生命周期管理。