要充分利用您的BPM解決方案，我們必須關注如下九大功能：
用戶可以根據需要使用節點來自動化工作流程。優秀的業務流程管理解決方案使用戶能夠建模、測試和實施工作流，以幫助監督員工、數據和系統之間的交互。工作流程附有數據收集表格，每個步驟所涉及的成員都有明確的定義。這些強大的平臺可以配置角色并分配權限，以防止未經授權的人員侵犯數據。
自動化是指BPM無需人工干預即可路由數據和執行任務的能力。工作流管理的自動化可以從最初的步驟轉移到系統強制執行。通過多步流程的任務流是根據初始代理決策預先確定的。基于規則的工作流對如何通過每個步驟路由數據做出合乎邏輯的決策。這些邏輯決策是根據管理員設置的先前規則集預先確定的。
流程自動化有助于提高跨部門和系統的可見性、跟蹤流程并消除各個部門的數據孤島、手動任務和瓶頸。
業務流程管理解決方案在工作流程和其他結構化流程中創建自定義表單，您可以在其中拖放常用元素。無需任何編程技能即可創建這些表單，并且可以實時查看。它們提供了一種捕獲和編輯數據的方法，然后將這些數據傳輸到其他進程。
在設計表單構建器時，您需要決定它是面對新手的還是體現功能重點的。以新手為核心的表格非常簡單，但不要選擇過于簡單的表格，因為業務會超出它的邊界。以功能核心為中心的表單是復雜且可定制的。選擇這種形式可能令人望而生畏的，如果太復雜，用戶將難以適應。因此，表單設計者需要在表單創建中找到平衡點。
購買BPM工具時，您需要考慮是需要本地BPM還是云BPM。云BPM是通過網絡交付的BPM的SaaS版本。本地BPM的優勢包括將關鍵系統保留在內部、維護敏感數據方面的監管限制、數據安全、迫切需要與本地數據集成，以及在內容審查和低互聯網帶寬的國家開展業務.
其他企業選擇基于云的BPM的原因如下：它提供地域移動性，消除對內部專業技術技能的需求，并提供可控的IT預算。在購買BPM之前要考慮的另一件事是框架。有一個全方位服務框架，它是一個具有所有BPM功能的綜合套件，因此您不必部署多個工具。還有橫向框架僅處理業務流程周期中的設計和開發階段，以及縱向框架，它是可定制的，而不是一刀切的產品。它的重點是特定的業務流程。
業務流程管理解決方案可以同時提供本地和云部署BPM解決方案，并且能夠從一種狀態轉換到另一種狀態。CloudBPM作為本地BPM的SaaS（軟件即服務）版本提供，這意味著它們不必在現場安裝。
它們比本地同類產品便宜，您可以在完成付款后立即使用它們。基于云的BPM消除了對內部專業技術人員的需求，為用戶提供了地域移動性，并且升級和修復由托管公司負責。但是，由于數據安全問題、與本地數據集成的需要以及監管限制，一些公司更喜歡內部部署。
這是大數據時代，因此我們可以捕獲這些數據。能夠監控和分析BPM中的流程，同時提供豐富的洞察力，這是AlphaFlow等頂級BPM解決方案與其他解決方案的區別所在。它們提供實時智能監控和KPI測量（關鍵績效指標）的精確組合。
用戶可以為這兩種標準定義指標和請求，也可以使用各種圖表和熱圖定義自定義報告。這是通過一個管理界面完成的，該界面允許監控儀表板、更詳細的報告、個人績效、統計數據、分析和部門輸出。生成的報告應該能夠表明：
每個步驟完成整個項目的平均時間；項目被重新路由或拒絕的次數；打開的BPM上所有項目的快照；這些業務分析對于幫助管理人員識別業務問題、機會并通過做出合乎邏輯的決策做出反應至關重要。例如，AlphaFlow提供儀表盤，您可以從中訪問儀表盤上顯示的每個業務流程的實時數據。這些數據報告通常非常詳細和直觀，帶有易于解釋的圖表。
數據保護對任何公司都非常重要。因此，公司為不同級別的用戶創建訪問控制以保護敏感數據非常重要。訪問控制指標包括使文檔只讀、完全隱藏它們或使特定字段可編輯。
頂級BPM解決方案能夠與MS Share Point等其他工具連接，并使數據能夠跨不同的地方、平臺和界面使用。有些已與業務活動監控(BAM)等軟件預先集成。他們可以從其他軟件中以各種格式導出文檔。系統集成允許系統屏幕彈出窗口和大量數據字段。它們與現有的IT基礎架構無縫集成。這些集成工具必須包括API、RESTAPI和webhook。
您的BPM解決方案應該能夠通過支持討論線程和留言板的共享來消除部門內和部門間溝通的障礙。協作流程增加了BPM的價值，因為它依賴于從事特定任務的人們的集體努力以達到預期目標。協作使對話保持專注，并允許所有團隊成員就流程優化提供意見。這些協作BPM支持決策和想法管理，并且所有團隊成員都了解流程改進計劃。
排名前5位的業務流程管理解決方案提供了用戶友好的平臺，幾乎不需要編碼，并且允許用戶在幾乎沒有IT技術人員支持的情況下構建他們的流程。這些BPM解決方案易于學習并具有全面的用戶支持和培訓。他們有足夠的資源讓IT技術人員充分利用BPM，但又足夠平易近人，讓非IT員工在使用它時不會感到害怕。
它的所有配置設置都是基于參數的。任何配置更改都可以從服務器遠程完成，它們會立即影響所有分支。任何額外的編程都作為腳本嵌入，不會改變軟件的基本核心代碼，從而減少了測試程序。這種額外的編程增強了業務邏輯并能夠創建更智能的界面。用戶界面基于Web，鏈接到在線幫助教程，即使非IT人員也易于使用。
流動性和靈活性是現代企業的標志。頂級業務流程管理解決方案提供移動支持以及至少對Android和iOS的訪問。移動技術已經發展成熟，業務流程也變得充滿活力。用戶希望在旅途中靈活地訪問他們的工作流程和其他業務流程。云部署的BPM為移動用戶提供了這種對移動性和完整功能的支持。BPM可以提供儀表板和智能導航的配置，以支持創建團隊成員可以從他們的移動設備訪問的環境。
在尋找業務流程管理工具時，重要的是您選擇的任何工具都具有上述所有九大基本功能。BPM解決方案應提供創建和管理生產性業務流程所需的所有功能。它應該具有BPM儀表板、自定義表單、作業管理、自動化工作流和高級報告。
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