隨著疫情開始，每個企業開始適應數字化轉型和遠程工作的能力，業務運營被推到了邊緣。每個業務流程都以各種方式受到影響，沒有一個保持不變。
這些變化完全是前所未有的，例如遠程團隊、向云的轉變、在線招聘和入職、頭腦風暴會議的縮短。隨著時間的推移，許多企業調整了核心業務流程以適應新常態，這對我們所有人來說都成功了，即使不是完美的，但也足夠了。
既然我們已經熟悉了新流程，那么是時候讓我們捫心自問了——新流程是否足夠高效，足以實現我們在2022年的業務目標？
業務流程是業務運營的基礎。流程的持續和重復執行對于您的整體業務的增長和可持續性至關重要。現在是提高新建模業務流程的效率和有效性的時候了，作為業務領導者，一開始就改變流程以提高績效可能會讓您望而生畏。這就是為什么我們列出了七個可操作的提示來改進您實施業務流程的原因：
這個是不言而喻的。您必須先可視化流程，然后才能開始對其進行更改。流程圖可幫助您直觀地表示流程工作流，以理解、解釋和改進它們。流程的視圖化工具讓您清楚地了解流程工作流及其元素，例如任務、負責的員工、系統、使用的工具、泳道和其他依賴項，將一切從人們的腦海中抽離出來，并將其放在紙上，以便您了解有關您的流程工作流程的每一個細節，使您可以輕松查明影響業務流程性能的問題區域。您確切地知道問題出在哪里，現在可以開始采取行動來啟動您的流程改進。
您可以使用多種工具來簡化流程映射任務。AlphaFlow可幫助您從可定制且易于使用的現有流程映射模板開始，也具有高級功能的工具，可用于映射更大和更復雜的流程。
如果您還沒有準備好投資用于繪制流程的工具，可以簡單地從筆和紙開始。您可以使用我們的流程映射詳細指南來更好地理解業務流程映射。
當然，作為企業主或領導者，您對流程的運作方式有一個相當清晰的了解。但最了解您的業務流程的人是流程的一部分——您的員工。
改進流程的下一步是向員工詢問有關流程的問題。驗證您與員工創建的流程圖，并確保您擁有正確的詳細信息。詢問他們您是否遺漏了流程圖中流程的任何細節。員工的觀點讓您窺探未知，對您的流程改進策略至關重要。
例如，您將通過縮短入職時間來改善客戶入職流程。作為領導者，您知道實際流程是什么，但不知道導致客戶入職延遲的差距。當您與項目團隊交談時，您會意識到實際的問題是銷售團隊沒有正確使用系統來讓項目團隊了解新客戶的最新情況。相反，銷售團隊手動將客戶詳細信息傳達給項目團隊。
現在你看到了球在哪里下落，這些小而重要的細節對于流程改進策略和公司整體績效至關重要。只有向團隊提出正確的問題，您才會知道這些細節。因此，繼續進行下去，并從列出問題開始，以幫助您更好地了解您的流程。
您可以從以下幾個流程評估問題開始：
為什么我們需要這個流程？
該流程的期望結果是什么？
這個流程有哪些重復我們可以刪減的地方？
在使用此流程的日常工作中發現了哪些問題？
現在您已經獲得了團隊的流程圖和答案，是時候對您的流程工作流進行一些詳細分析了。這是您的流程改進策略中最關鍵和最耗時的部分。
這個想法是檢查您的流程圖并注意工作流程中的差距和改進機會。然后您制定一個計劃，以最有效的形式重新設計現有的流程。為此，您需要找到以下問題的答案：
流程中是否存在瓶頸？
是否有機會通過在流程中節省時間、金錢或資源來削減成本？
哪些流程任務導致輸出延遲？
什么任務的執行時間異常長？
哪些任務是重復性的，不需要人為干預？
這些問題的答案將作為您制定流程改進策略的指南。例如，通過分析，您意識到招聘過程中存在問題，盡管招聘團隊正在通知新招聘的候選人有關選擇的信息，但并未分享有關加入日期和文檔的進一步更新，導致候選人失去興趣，并且您正在失去有能力的人才。這種意識讓您開始制定流程改進計劃，幫助您概述更改并根據它們對業務績效的影響確定它們的優先級。
您已經繪制了流程圖，從員工訪談中獲得了見解，并從流程工作流分析中獲得了數據。現在是時候通過設計一個行動計劃來運用這些洞察力了——一個重新設計的過程。根據您從分析中觀察到的情況，開始列出最終將提高流程效率和有效性的更改。這些更改是為了修復流程中的差距并提高運營績效。
與流程團隊和經驗豐富的領導團隊密切合作，為流程挑戰確定最佳解決方案。在不排除可能看起來微不足道或不舒服但可以證明是有影響力的建議的情況下，就創造性和有效的想法進行頭腦風暴。一旦您有了對流程的想法、建議和更改的列表，請了解它們對流程結果的直接和間接影響，花時間根據業務影響對它們進行優先級排序。
例如，銷售流程中的重大變化可能會提高銷售會議的質量，但CRM中的微小變化以比預期更快的速度完成銷售交易。毋庸置疑，您需要優先考慮CRM流程變更，因為它為業務帶來直接價值。因此，在重新設計流程工作流時，不僅要制定變更策略，還要制定流程改進計劃的優先級模型，這一點很重要。
我們不能再強調將流程改進計劃傳達給員工的重要性。您已經花費了大量時間和精力來映射、分析和規劃流程變更，就像計劃并確定流程更改的優先級一樣，制定計劃以將建議的流程更改傳達給組織中的相應員工。不留任何懷疑和假設的余地，無論何時何地都以書面形式告訴他們。
記錄流程改進更改并執行培訓計劃以確保可靠的交接，讓員工有時間了解現有流程的變化，解釋流程變更對流程結果的影響，以讓他們支持流程改進計劃。畢竟，他們將致力于改進和高效的流程。
冗余是生產力的無聲殺手，缺乏創造力和實驗會對員工產生緩慢而嚴重的影響。使用流程分析洞察力，評估本質上重復的流程任務，了解他們的執行周期，并尋找機會盡可能地自動化任務。
自動化簡化了流程工作流程并加快了流程的執行速度。它還可以幫助員工提高工作效率，因為他們可以將自己的智慧和精力投入到為業務做更多高價值和創造性的事情上。當然，生產力會帶來快樂，快樂的團隊意味著更多的客戶！
使用可衡量的KPI來跟蹤和了解改進的流程。他們產生了哪些更好的結果？流程執行速度是否提高了？錯誤比以前少了嗎？員工效率更高嗎？
以可衡量的指標回答這些問題將清楚地說明流程改進策略的影響。而且您會知道，花在改進流程上的所有時間和精力確實對業務有意義！當然，它指出了進一步改進流程的更多機會。畢竟，流程改進是一項重要且持續的工作。
當您開始將這些步驟付諸實施時，流程績效將提高兩倍。使用這些技巧來提高您的流程效率和有效性，以便在2022年創建更快樂的團隊和更快樂的客戶，因為每個團隊都值得擁有美好的事物！
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