工作流程通常根據預先設定的時間和截止日期啟動或解決，因此當一項任務完成時，另一項任務將啟動以執行人工主導的任務。在內部網絡服務器任務的情況下，工作流引擎可以通過設定的定時周期自動執行這些任務。
工作流引擎遞發一系列任務，將它們從一個步驟推到下一步，不僅使任務自動化，而且將流程引導到最有效的步驟，設定的截止日期或定時響應，以減少決策過程。
工作流引擎被設計為一組微服務，因此可以同時發生多個流程。有兩種常見的類型：對開發人員友好的軟件和低代碼軟件。
對開發人員友好的工作流管理系統通常是支持Java的開源解決方案。低代碼軟件旨在讓您可以使用可視化用戶界面或可視化設計器配置工作流程。
但是，大多數工作流引擎都使用業務流程建模符號(BPMN)流程模型作為指導您的工作流的圖表結構。從服務器和應用程序工作流任務到員工審批流程、數據處理和入職，工作流技術可幫助您自定義每個用例。
此外，工作流引擎通常使用代表性狀態傳輸（或RESTful API）軟件。該技術允許應用程序在網絡環境中交互，使組織能夠將工作流解決方案與云服務、當前使用的其他平臺集成。
工作流引擎在基于時間的引擎和業務規則引擎上運行，這意味著規則可以包含一組邏輯條件，或者在設定的時間或截止日期前啟動。此設計功能允許多個用戶同時執行與其角色相關的任務的一部分。例如，客戶可能只看到服務屏幕的一部分，而管理員和銷售主管則了解其他相關信息，例如包括客戶狀態、簽名狀態信息或完成銷售周期所需的任何未完成的文件和信息。一旦周期的一部分完成，工作流引擎可以觸發為客戶、銷售主管和管理員分段的差異化通知。
應用人工智能(AI)，工作流引擎設計人員已經開始創建更智能的自動化。工作流引擎設計中的智能自動化是基于規則和人工智能結構的結合。例如，通過使用人工智能，工作流引擎可以從文檔中提取上下文信息，并將其發送給正確的接收者以供批準或下一步。它還可以考慮來自先前流程實例的數據，并通過重新路由流程對此進行優化。
工作流引擎使您的組織（尤其是IT管理員）能夠減少執行手動重復性的工作。一些解決方案允許您設計流程，而另一些解決方案限制了您可以開發和設計工作流的范圍。當今市場上的許多軟件選項都包含以下部分或全部功能：
1.視覺設計師的低代碼配置和管理；
2.拖放式可視化工作流構建器；
3.版本控制；
4.用于控制訪問的用戶身份驗證；
5.狀態持久性，為合同管理等長期流程釋放內存；
6.基于代碼的、對開發人員友好的定制功能；
7.支持長時間運行，以獲得更長的流程生命周期。
這些功能幫助員工們快速創建工作流自動化，并為企業向智能化轉型提供了基礎。
