流程引擎是任何業務流程管理系統的核心。 簡而言之，流程引擎是一種用于設計、執行、監控和優化業務流程的工具，甚至包括那些 100% 自動化的流程。
流程引擎有助于理解企業內復雜的運營。 它們確保任務與可能同時發生的其他工作流程一起在正確的時間和正確的順序執行。 它們幫助將龐大、單一的業務流程組成的不透明黑匣子解構為可理解且可監控的模塊。
然而，流程引擎和自動化不僅僅適用于跨國企業，任何擁有跨多個部門流程的公司都可以從全部或部分流程自動化中受益。
例如，我們以客戶注冊 SaaS（軟件即服務）產品為例。 從一個人第一次成為客戶，了解該產品開始，他們可能已經與五個或更多不同的部門進行過互動。 當客戶更多地了解產品時，營銷人員可能會跟蹤客戶的信息；當客戶想要注冊付費計劃時，銷售部門可能會介入；而客戶支持部門則負責管理這種關系。
自動化可以極大地幫助簡化這些點之間的切換。 與此同時，這個過程遠遠超出了這三個團隊的范圍。法律部門、會計和 IT 團隊也可能以各種身份參與其中。這樣的流程越復雜，流程引擎就越能通過無縫地傳遞信息和完成端到端的任務來幫助改善客戶體驗。
每家公司在自動化之旅中都將處于不同的階段。很少有人會從一個完整的空白開始，更多的人會自動化一些，但不是所有可以使用它的流程。
如果您有更多的工作空間，最重要的是通過自動化明確描述的非業務關鍵流程來合并流程引擎。 如果測試無法正常運行，這應該是一個可以輕松地與其他業務部門隔離的流程。
不幸的是，許多人太快地從一個模糊的、可能的問題跳到“這就是我們將使用的工具”。 只有從一開始就真正了解流程之后，您才能繼續了解哪個流程引擎可以與您希望實現自動化的業務方面進行交互。
一個例子可能是銷售團隊的自動銷售線索路徑。 該團隊正在尋找入站線索，以將其分配給正確的人員、在正確的區域、并進行正確的帳戶分配。 這將是一個可以自動化的完美流程。
如果出現問題，監控人員仍然可以調整和修復，而不會失去任何機會。 然后，只有到那時，團隊才應該開始探索可能使用的工具，一定要考慮一種能夠提供高性能（即使是大規模）并提供內部團隊所需的靈活性的工具。
如果您的組織擁有更先進的自動化程序，那么斗爭和挑戰就會呈現出不同的色彩。 您無需嘗試找出要自動化的流程，而是查看這些流程如何相互交互或確保數據完整性。
在這種情況下，第一步是全面了解這些自動化流程如何融入您的業務工作流程的整體結構。 首先繪制包括端到端自動化在內的各種流程。
使用業務流程建模符號 (BPMN) 等標準可視化語言可以減少此步驟的耗時，因為它允許整個組織的利益相關者貢獻自己的一份力量。 然后，使用創建的圖表，開始確定這些自動化流程如何適應更大的企業。
在將流程引擎添加到混合中之前，映射這些流程至關重要。 如果您不知道要添加哪些部分，則無法讓流程引擎作為集中中心運行。 同樣，通過確保您擁有完整的流程概述，可靠的流程引擎可以提供分析并顯示瓶頸和效率低下的位置。 當您使用流程引擎來編排現有自動化以及添加新自動化時，您將確保以更審慎的方式更快地擴展。
