為了跟蹤整個團隊的項目、保持合規性并使團隊盡可能高效，您需要一個跨職能團隊管理和存儲文件的系統。各種形式和規模的企業都在更深入地研究文檔管理，并投入資金來改進。

事實上，到2023年，文檔管理系統的市場價值預計將增加到百億元。本文將帶您了解有關BPM中文檔管理的所有信息，以及相應的解決方案。

什么是文檔管理？

文檔管理是管理和跟蹤文件、數據和信息的過程，需要適當的系統和軟件才能順利運行。ISO正式將文檔描述為“任何記錄的信息或對象，通常可以將其視為一個單元”。

一個word文件、一張圖片、一個包含數據行的.csv文件、一個代碼包——這些都可以被視為需要有效管理的文檔。

公司在將紙質文檔或文件轉換為電子文檔的過程中通常采用文檔管理系統(DMS)。通常這是使用掃描儀大規模完成的。但這并不是管理文檔的唯一用途。

文件管理系統不僅僅用于接收上傳的文件。一旦這些數字文件被上傳，如何有效地使用、傳輸對于企業來說至關重要。

BPM中也會涉及文檔管理功能，以云的方式與流程結合，將文件的管理和存儲直接集成到團隊的工作流程中。

BPM中使用文檔管理功能有什么好處？

為企業實施文檔管理優勢眾多，所有這些都可以簡化企業的工作流程并最終使團隊更有效率。

1.合規性

遵守政府法規需要對某些行業進行高度監督，例如醫療保健、食品生產和保險等。在每一種情況下，建筑文件、法律文件、保存客戶數據的文件等都需要正確歸檔。文件的安全性和組織性非常重要，以便在需要時可以被及時調用。文檔管理軟件將提供搜索文檔功能，以響應審計的內部員工直觀地顯示存儲過程。此外，審批和編輯歷史是透明的，讓文檔易于追蹤、保證安全。

2.文件安全

使用文檔管理功能時，所有文檔都存儲在一個地方，并且與流程相互結合，從而更容易保證安全。當文檔和數據存儲在多個地方或應用程序中時，安全漏洞會更頻繁地發生，因為IT團隊要確保多個位置的安全更具挑戰性。當需要保護的位置較少時，可以最大限度地降低網絡攻擊或黑客試圖破壞系統以訪問數據的風險。此外，依賴于云存儲的文檔管理將自動備份數據，即使發生中斷也能確保敏感文件的安全。

3.搜索設施

即使是嚴密的企業系統也無法擊敗具有靈活和準確搜索功能的系統。借助有效的文檔管理系統，可以搜索的不僅僅是文檔標題。

關于其他搜索條件——例如上次編輯日期、所有者、文檔中的特定文本等等——使數據和信息非常容易找到。

4.產品生命周期支持

文檔管理系統將與整個企業中的其他工具集成，為產品生命周期中涉及的所有團隊提供支持——從構思到創建，再到最終交付給客戶。

5.加強協作

當所有團隊成員都可以訪問最近更新的準確信息時，更容易保持在同一頁面上。團隊成員可以更輕松地協作，無需不斷檢查是否正在處理正確的事情，從而提高了效率，使它們成為工作流程中不可或缺的一部分。