采購部門雖然很容易被忽視，但卻是許多企業不可或缺的職能。該部門的核心職責是識別、分類并與最合適的供應商達成協議。通過采購流程，企業可以引入新技術、商品和服務，以確保其人員和流程得到支持并不斷得到改進。

然而，盡管他們在支持和推動業務發展方面發揮著不可或缺的作用，但許多企業并沒有意識到采購實際上是效率最低的部門之一，對公司成本造成了重大影響。采購團隊通常仍然通過Excel電子表格、手動生成的文檔和電話等傳統工具來管理流程。這意味著，采購團隊通常不是專注于降低風險和未來規劃，而是花時間執行政策、追查合同、重復輸入數據或手動文書工作。

隨著流程自動化的實施越來越普遍，包括采購在內的所有部門都必須以與整個業務相同的速度前進。

一般來說，當前采購部門面臨五個主要問題：

1.瀏覽復雜的采購框架和政策是一個既耗時又令人困惑的過程。

這可以說是采購團隊面臨的最重要的問題之一。某些地方缺乏指導方針意味著采購流程每次都需要重新定義。在沒有標準化框架的情況下尋找和管理新供應商的過程會導致不必要的工作支出，并可能導致公司在不適合供應商上浪費金錢。這不僅會影響團隊的成本，還會影響整個業務。

2、采購相關單據的創建涉及大量人工復錄。

這個過程不僅非常耗時，而且很容易出現人為錯誤，并且經常會導致效率低下、不必要的通信往復。重要采購文件中的人為錯誤也可能導致嚴重的合規違規，因此需要關注大量細節，當員工同時管理多個文件時，這些細節通常難以規范。

3.文檔執行流程難以導航、乏味且冗長，員工和客戶必須下載、簽署和重新發送他們的文檔

管理文件執行的時間表并確保客戶按要求簽名是一個非常漫長的過程，需要大量的手動管理和對細節的關注。如果沒有適當的自動化流程，采購經理通常會跟蹤合同執行狀態，從編寫到手動簽名，并且經常通過來回發即時通信或郵件完成合同細節的確定。這種無處不在的流程可能會使跟蹤合同等文件的狀態變得困難，從而導致整個業務的延遲。

4.現成的解決方案迎合標準流程，但無法根據獨特的業務需求進行定制，并且對持續的流程變化很僵化

雖然采購團隊使用現有技術，但它們主要以預設和僵化的方式解決問題，很少能滿足每個企業獨特且不斷變化的需求。任何更改都需要繁重、耗時且成本高昂的定制，導致采購團隊采用高度手動的流程。

5.每次采購的可見性有限，因為它們通常通過電子郵件或電子表格進行管理，并且當發生事故時，需要大量時間來對所發生的操作進行審計跟蹤。

這可能對業務不利，因為有限的可見性可能導致采購團隊和各個部門的采購翻倍。這不僅是浪費時間，而且經常會導致使用不必要的資源。此外，缺乏可見性，尤其是對高層管理人員而言，意味著一些效率低下的情況會被忽視。由于流程中有如此多的部分未被跟蹤，因此很難知道從哪里開始審計并在出現問題時讓任何人承擔責任。

企業通過業務流程自動化來幫助采購流程，提高透明度、增加流程定制靈活性、更高效的文檔處理、簡化錄入以及建立標準化，提高采購效率，為企業整體運營帶去巨大的價值。