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流程發現:如何梳理流程?

發布時間:2021-04-11

流程發現的目標是明確現有流程,以便讓所有相關人員了解、理解和共享。流程發現用于澄清和記錄當前情況(通常稱為原樣流程),原樣定義通常用作流程改進工作的起點。

有三種常見的流程發現方法:

研討會議

在此方法中,協調人負責收集主題專家(SME)和最終用戶對所研究流程的觀點。這些觀點的收集可以在訪談期間單獨進行,也可以集合進行在一個研討會期間。在發現過程中,每個人都用自己的話描述它們:他們如何參與流程、為什么這樣做、用什么支持他們的工作、在哪里以及何時工作。研討結束后,協調員負責將所有收集到的信息匯總并關聯到一個連貫且獨特的描述中。

現有文件

在企業內存在流程文檔的情況下,簡化從文檔中提取和收集相關信息的過程。然后,流程發現包括在文檔中識別各種活動、參與者、工件、事件、系統以及所追求的目標。此類發現的一些常見文檔來源是標準操作程序(SOP)、治理或標準一致性文檔、內部政策和手冊。

事件日志

自動化發現工具也在流程探索中發揮作用。這種新方法通常稱為流程挖掘,支持組織日常運營的信息系統生成的日志由尋求提取處理模式的軟件解釋。

所有發現方法的挑戰是設法確保分析的完整性。簡單的分析技術,如“5W+H”(如何、誰、什么、哪里、何時和為什么)提問確保覆蓋面全面。確定“事情如何完成”的典型問題包括:誰參與完成任務、完成任務涉及什么、在哪里完成、什么時候完成以及為什么要完成。通過對這些問題所收集來的答案進行篩選和甄別,找到流程改進的薄弱環節,有的放矢。

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